In weclapp ist es möglich, den Dropshipping-Workflow zu automatisieren. Aus Aufträgen können automatisch Dropshipping-Bestellungen bei der primären Bezugsquelle angelegt werden. Die Bestelldokumente und ein Dropshipping-Lieferschein können ebenfalls automatisch generiert und an den Lieferanten per E-Mail versendet werden. Zusätzlich kann sogar das Dropshipping bereits durchgeführt werden, sodass nur noch manuell die EK-Rechnung zur Bestellung erfasst werden muss. Welche Voraussetzungen dafür notwendig sind und wie man die Dropshipping-Automatisierung einrichtet, erfahrt ihr in diesem FAQ.
Folgende Einstellungen solltest du prüfen, wenn du die Dropshipping-Automatisierung nutzen möchtest:
- CRM > Lieferanten bzw. Artikel > Bezugsquellen: Dropshipping im Lieferanten bzw. für Bezugsquellen aktivieren
- Einstellungen > Einkauf > Bestellungen: Generelle Einstellungen für Bestellungen prüfen
- Einstellungen > Einkauf > Dropshipping: Spezielle Einstellungen nur für Dropshipping vornehmen
- Einstellungen > Einkauf > Dropshipping-Automatisierung: Dropshipping-Automatisierung einrichten
- optional: Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Beleg-E-Mail-Versandregeln: Beleg-E-Mail-Versandregeln für automatischen Versand der Bestelldokumente und opt. Dropshipping-Lieferschein konfigurieren
Dropshipping im Lieferanten bzw. für Bezugsquellen aktivieren
Lieferantendetailseite > Bereich “Bezugsquellen” > Option Bezugsquellen immer mit “Dropshipping möglich” anlegen: Wenn ihr diese Option im Lieferanten aktiviert, wird bei Neuanlage einer Bezugsquelle mit dem Lieferanten automatisch das Flag “Dropshipping möglich” an der Bezugsquelle gesetzt.
Die Einstellung “Dropshipping möglich” an der Bezugsquelle kann auch manuell übersteuert werden. So könnt ihr bspw. nur für bestimmte Artikel eines Lieferanten Dropshipping aktivieren. Die Option kann auch nachträglich bei bereits bestehenden Bezugsquellen über eine Massenaktion auf der Bezugsquellen Übersicht, über den Bezugsquellen Import oder die API gesetzt werden.
Import bzw. Anlage ITscope-Artikel
Einstellungen in weclapp
Unter Integration > Externe Dienste > ITscope Einstellungen > Tab Lieferanteneinstellungen findest du ein Mapping zwischen deinen Lieferanten in weclapp und den ITscope-Distributoren statt.
Für die Anlage der Bezugsquellen beim Artikel-Import in weclapp, greift die Einstellung Bezugsquellen immer mit “Dropshipping möglich” anlegen aus dem Lieferantenstamm. In den ITscope-Einstellungen wird diese Information nur angezeigt, zum Bearbeiten der Einstellung öffne den Lieferanten in weclapp.
Einstellungen in ITscope
Sofern dein Lieferant Dropshipping anbietet, prüfe bitte auch, dass die erforderlichen Einstellungen auf ITscope-Seite Versand mit eigenem Lieferschein (UDX.DROPSHIPMENT) vorgenommen wurden.
Für Artikel mit Typ “Dienstleistung” ist KEIN Dropshipping möglich. Diese Artikel werden grundsätzlich nicht in Dropshipping-Bestellungen übernommen und können auch nicht manuell hinzugefügt werden. Bei Verkaufsstücklisten ist darauf zu achten, wenn Unterpositionen bei verschiedenen Lieferanten bezogen werden, dass alle Lieferanten nicht nur bei den Unterpositionen als dropshippingfähige Bezugsquellen, sondern auch beim Kopfartikel hinterlegt sind.
Generelle Einstellungen für Bestellungen prüfen
Bevor du die Dropshipping-Automatisierung einrichtest, prüfe deine Einstellungen für Bestellungen. Folgende Optionen sind sowohl für Auftragskommissionen als auch für Dropshippings relevant und können nicht speziell für Dropshipping eingestellt werden:
- Auftragsnummer an Bestellnummer anhängen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Auftragsnummer an die Bestellnummer angehängt, wenn ein Dropshipping oder eine Auftragskommission aus einem Auftrag erstellt wird. Beispiel: Auftragsnummer AB12345, Nummernkreis für Bestellnummer generiert P2345 als nächsten Wert > Ergebnis: Bestellnummer P2345-AB12345.
- Bestellpreisübernahme vom Auftrag: hier legst du fest, ob bei Erstellung einer Auftragskommission oder eines Dropshippings immer die Bezugsquellenpreise, die Auftragskosten oder die Auftragspreise verwendet werden sollen. Zudem kann man definieren, wie mit Artikeln umgegangen werden soll, die keine Bezusgquelle haben. Bei fehlenden Bezugsgquellen können wahlweise die Auftragskosten oder die Auftragspreise übernommen werden.
- Artikelbeschreibung und Titel vom Auftrag übernehmen: Mit dieser Option können Beschreibung und Titel, nur Beschreibung oder gar kein Titel und Beschreibung vom Artikel in die Bestellung kopiert werden. Wenn immer der Bezugsquellentext verwendet werden soll, sollte die Einstellung “Kopiere weder Titel noch Beschreibung” gesetzt werden. Wenn viel mit Dummy-Artikeln gearbeitet wird und der Titel bzw. die Beschreibung im Auftrag manuell angepasst werden und in die Bestellung übertragen werden sollen, ist eine der anderen beiden Optionen sinnvoll.
- Versandkosten aus Auftrag übernehmen
- Auftragskommissionen: ist die Option aktiv, werden Versandkosten vom Auftrag in die Auftragskommission übernommen. Manuelle Versandkosten (ohne Artikel) werden immer übernommen. Versandkostenartikel werden, je nach gewählter Einstellung, übernommen. Ist die Einkaufseinstellung “Artikel ohne Bezugsquellen auswählbar” aktiv, werden diese auch immer in die Bestellung übertragen. Andernfalls nur, wenn der Lieferant auch als Bezugsquelle hinterlegt ist.
- Dropshipping: Manuelle Versandkosten (ohne Artikel) werden immer übernommen, wenn die Option aktiv ist. Versandkostenartikel werden, wie alle anderen Artikel, nur ins Dropshipping übernommen, wenn der Lieferant als dropshippingfähige Bezugsquelle hinterlegt ist.
- Verantwortlichen in Auftragskommissionen/Dropshipping-Bestellungen setzen
- Verantwortlichen aus Vorgänger (Auftrag) übernehmen
- Verantwortlichen aus Lieferanten setzen
- Aktuellen Benutzer als Verantwortlichen auswählen
- Festen Verantwortlichen auswählen
- Versandart in Auftragskommissionen/Dropshipping-Bestellungen setzen
-
- Versandart aus Lieferantendaten nutzen
- Versandart aus Auftrag verwenden
- Feste Versandart setzen
-
Spezielle Einstellungen nur für Dropshipping vornehmen
Folgende Einstellungen kannst du speziell für Dropshipping-Bestellungen vornehmen:
- Rechnungsadresse für Dropshipping-Bestellungen: Hier legst du fest, welche Rechnungsadresse in der Dropshipping-Bestellung initialisiert werden soll. Du kannst entweder die “Primäre Adresse aus Unternehmensdaten verwenden” oder eine “Abweichende Rechnungsadresse eingeben”.
- Mindestbestell- und Gebindemengen beim Erzeugen einer Dropshipping-Bestellung aus einem Auftrag ignorieren: Wenn diese Einstellung aktiv ist, wird bei Erzeugung eines Dropshippings aus einem Auftrag die Mindestbestell- und Gebindemenge ignoriert. Es wird nur die Auftragsmenge in die Dropshipping-Bestellung übernommen. Sofern deaktiv, muss die Auftragsmenge mit der Mindestbestell- und Gebindemenge übereinstimmen.
- Dummy-Chargen-/Seriennummern für Dropshipping-Bestellung generieren: Wenn aus einem Auftrag ein Dropshipping mit Chargen-/Seriennummernartikeln angelegt wird, werden standardmäßig automatisch Dummy Chargen- und Seriennummern generiert, damit das Dropshipping durchgeführt werden kann. Ist die Option deaktiviert, ist es zur Durchführung erforderlich, auf dem Tab Positionen in der Bestellung, die Chargen-/Seriennummern des Lieferanten zu hinterlegen.
- Manuelle Positionen aus Auftrag übernehmen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden manuelle Positionen ohne Artikel aus dem Auftrag in die Dropshipping-Bestellung übernommen. Dies gilt für die automatische oder manuelle Erstellung eines Dropshippings über den Workflow. Ausgewählte manuelle Positionen können über den Tab Positionen > Massenaktionen in die Dropshipping-Bestellung übernommen werden.
- Freitextpositionen aus Auftrag übernehmen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Freitextpositionen aus dem Auftrag in die Dropshipping-Bestellung übernommen. Dies gilt für die automatische oder manuelle Erstellung eines Dropshippings über den Workflow. Ausgewählte Freitextpositionen können über den Tab Positionen > Massenaktionen in die Dropshipping-Bestellung übernommen werden.
Grundsätzlich empfehlen wir mit Artikeln zu arbeiten, da man über die Bezugsquellen besser steuern kann, welche Positionen automatisch ins Dropshipping übernommen werden.
Dropshipping-Automatisierung einrichten
Um die automatische Erstellung von Dropshipping-Bestellungen einzurichten, gehe zu Einstellungen Einkauf > Bereich Dropshipping-Automatisierung.
Aus Aufträgen automatisch Dropshipping-Bestellung bei primärer Bezugsquelle anlegen:
- nie: es wird keine Dropshipping-Bestellung automatisch erstellt. Diese müssen immer manuell angelegt werden.
- Bei bestandsführenden Artikeln nur, wenn im Auftragslager nicht verfügbar: es wird nur automatisch eine Dropshipping-Bestellung für einen bestandsführenden Artikel angelegt, wenn dieser im Auftragslager nicht verfügbar ist. Sofern ein bestandsführender Artikel nur teilweise verfügbar ist, siehe folgende Einstellung:
- Falls Auftragsposition teilweise im Auftragslager verfügbar, Dropshipping-Bestellung nur für nicht verfügbare Teil-Positionsmenge anlegen: Wenn diese Option deaktiviert ist, wird die gesamte Position als nicht verfügbar betrachtet und die Gesamtmenge des Artikels in die Dropshipping-Bestellung übernommen. Falls schon manuell Lieferungen oder Dropshipping-Bestellungen für den Artikel angelegt wurden, wird nur die offene Liefermenge berücksichtigt.
- Nicht bestandsführende Artikel, wie z.B. Basisartikel, werden immer in die Dropshipping-Bestellung übernommen, sofern die Bezugsquelle dropshippingfähig ist.
- Bei manuellen und Freitextpositionen sowie Versandkosten ist es abhängig vom Setting (siehe weiter oben), ob diese in die Dropshipping-Bestellung vom Auftrag übernommen werden.
- immer: unabhängig von der Verfügbarkeit des Artikels im Auftrag wird immer automatisch eine Dropshipping-Bestellung angelegt.
Bei welcher Auftragsart und welchem Workflow-Event soll automatisch ein Dropshipping erstellt werden?
Man kann den Automatismus für eine bestimmte Auftragsart komplett deaktivieren oder das Ereignis festlegen, bei dem automatisch eine Dropshipping-Bestellung bei der primären Bezugsquelle aus dem Auftrag angelegt wird:
- Für Auftragsart Standard/Abschlag: deaktivieren – bei Auftragsbestätigung erzeugen
- Für Auftragsart Vorkasse/Anzahlung: deaktivieren – bei Auftragsbestätigung erzeugen – bei offener Posten Vorkasse-/Anzahlungsrechnung bezahlt
Bis zu welchem Status soll die Dropshipping-Bestellung durchgeführt werden?
Dropshipping-Bestellung ausführen bis einschließlich Status:
- Bestellung wirf erfasst
- Bestelldokumente gedruckt
- Vom Lieferant bestätigt
Welche zusätzlichen Aktionen kann ich – abhängig vom Status der Bestellung – noch automatisch ausführen lassen?
- Bestelldokumente erzeugen. Siehe auch: Wie kann ich kunden- und auftragsbezogene Daten auf deinem Bestelldokument andrucken lassen?
- Dropshipping-Lieferschein erzeugen. Siehe auch: Wie kann der Dropshipping-Lieferschein dem Lieferanten zugesendet werden?
- Dropshipping durchführen
Wie kann ich die automatisch erstellten Bestelldokumente und den Dropshipping-Lieferschein auch automatisiert per E-Mail an meinen Lieferanten versenden?
Um eine Beleg-E-Mail-Versandregel für automatischen Versand der Bestelldokumente und des Dropshipping-Lieferscheins zu konfigurieren, sind folgende Voraussetzungen notwendig:
- Grundeinstellungen > System-E-Mail-Konto eingerichtet
- Einstellungen CRM > Schriftverkehr-Vorlage erstellt
Gehe danach zu Einstellungen Verkauf & Einkauf > Beleg-E-Mail-Versandregel um eine Beleg-E-Mail-Versandregel für Bestellungen einzurichten.
Die Beleg-E-Mail-Versandregel greift nicht nur bei Dropshipping-Bestellungen, sondern bei allen Bestellarten, sprich auch bei Auftragskommissionen, Abruf- und Standardbestellungen. Aktuell können KEINE separaten Beleg-E-Mail-Versandregeln für verschiedene Bestellarten konfiguriert werden. Sollte hier Bedarf bestehen, schreibe dein Anliegen an ideas@weclapp.com oder stimme für die Idee in unserem Produktportal ab.
Weiterführende FAQs:
Wie kann ich eine Dropshipping-Bestellung anlegen?
Wie kann ich nachträglich Positionen vom Auftrag in die Dropshipping-Bestellung einfügen?
Wie kann ich kunden- und auftragsbezogene Daten auf deinem Bestelldokument andrucken lassen?
Wie kann der Dropshipping-Lieferschein dem Lieferanten zugesendet werden?
Wie können bei einer Dropshipping-Lieferung Serien- und Chargennummern hinterlegt werden?