Wenn du den Buchhaltungswizard unter Globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen durchläufst, wird die Kontenzuordnung mit Standarkonten vorbelegt. Bitte stimme dich mit deinem Steuerberater ab, ob die angelegten Standardkonten für deine Zwecke ausreichen oder ob ggf. spezielle Kontierungsregeln anlegt werden müssen.
Wenn du Hilfe bei der Einrichtung der Buchhaltung in weclapp benötigst, schaue in unsere Ersten Schritte weclapp Buchhaltung.
Möglichkeiten ein Buchungskonto für Erlöse und Aufwände festzulegen
- Buchungskonto Forderungen bzw. Verbindlichkeiten am Artikel hinterlegen: In den Artikel-Stammdaten gibt es unter Einstellungen die entsprechenden Felder, in denen du ein bestimmtes Erlös- bzw. Aufwandskonto angeben kannst, auf das der Artikel immer gebucht werden soll.
- spezielle Kontierungsregeln in der Kontenmatrix anlegen: Unter Globale Einstellungen > Finanzen >Kontenzuordnung kannst du Buchungsregeln anhand von WENN-Kriterien wie Kunde, Vertriebsweg, Zahlungsart, Personen- und Produktkennzeichen sowie Empfängerland definieren. Über das Feld Art der Position bestimmst du, ob die Regel auf Rechnungspositionen oder auf Versandkosten angewendet werden soll. Sofern du spezielle Regeln für Versandkosten benötigst, kannst du diese darüber konfigurieren.
- Steuerkontenzuordnung: Sofern du keine Kontierungsregeln in der Kontenmatrix hinterlegt hast, erfolgt die Kontierung anhand der Steuersätze. Die Zuordnung wird beim Einrichten der Buchhaltung in weclapp mit
- Standardkonten: Wenn eine Kontierung auf Basis der vorgehenden Elemente wie Artikel, Zahlungsart usw. nicht erfolgen konnte, sucht weclapp ein Standardkonto für einen bestimmten Zweck, z.B. für Erlöse. Standardkonten werden automatisch durch den Buchhaltungsassistenten angelegt. Die Konten kannst du jederzeit unter Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung anpassen.
Reihenfolge und Priorität
- Die Reihenfolge der Zuordnung erfolgt wie in der Auflistung oben angegeben. Höchste Priorität hat die Angabe am Artikel. Wenn du ein explizites Buchungskonto am Artikel angegeben hast, werden alle anderen Regeln nicht mehr beachtet.
- Wenn kein Buchungskonto am Artikel hinterlegt ist, wird zunächst geschaut, ob es eine spezielle Kontierungsregel gibt, die angewendet werden kann.
- Ohne jede spezielle Konfiguration erfolgt die Kontierung auf Basis der Steuersätze, d.h. anhand der Steuerkontenzuordnung. Bei der Initialisierung der Buchhaltung in weclapp werden auf Basis des gewählten Kontenplans die Buchhaltungskonten mit dem Steuersatz verknüpft. Wenn nun eine Position einer Rechnung zugeordnet wird, wird auf Basis des gewählten Steuersatzes der Position das Erlös- bzw. Aufwandskonto ermittelt und zugeordnet.
- Für den Fall, dass anhand der vorgehenden Parameter wie Artikel, Zahlungsart usw. keine Kontierung erfolgen konnte, wird ein Standardkonto für einen bestimmten Zweck verwendet.
Kontierungsregeln hinzufügen – wann erforderlich?
In den allermeisten Fällen genügt die Standardkonfiguration, die durch den weclapp Buchhaltungsassistenten bei der Einrichtung hinterlegt wird, d.h. in der Regel sind die Steuerkontenzuordnung und die vorinitialisierten Standardkonten ausreichend.
Der Bedarf einer Anpassung besteht nur dann, wenn du regelmäßig manuell Anpassungen an der Kontierung in den Belegen vornehmen musst. Dies ist ein klarer Indikator dafür, dass die Kontierungsregeln in weclapp für dein Unternehmen nicht optimal eingerichtet sind.
Bitte stimme dich vor dem Hinzufügen von Buchungsregeln mit deinem Steuerberater ab, für welche Fälle eine spezielle Kontierung erforderlich ist.
Vorgehensweise bei der Anlage von Kontierungsregeln
Du möchtest bestimmte Artikel IMMER auf ein bestimmtes Erlös- oder Aufwandskonto buchen?
Hinterlege das Konto direkt am Artikel, d.h. in den Artikel-Stammdaten in den Feldern Buchungskonto Forderungen oder Verbindlichkeiten.
Du möchtest auf Basis einer Zahlungsart z.B. Paypal kontieren?
Dafür muss die Zahlungsart zunächst unter Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Zahlungsarten angelegt sein. Gehe danach unter Globale Einstellungen > Finanzen >Kontenzuordnung und definiere eine Kontierungsregel für das Parameter Zahlungsart “Paypal”.
Du möchtest manche Kunden oder Artikel auf bestimmte Erlös- oder Aufwandskonten buchen?
Nutze die Kontenmatrix um mit flexiblen Markern am Kunden oder Produkt eine Kontierung vorzunehmen. Details zu so genannten Personen- bzw. Produktkennzeichen findest du hier.
Weitere nützliche Links
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