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XRechnungen – Wie werden sie erstellt und was ist zu beachten?

Was ist die XRechnung?

Die X-Rechnung ist ein Datenaustausch-Standard für elektronische Rechnungen. Sie ist die deutsche Umsetzung der 2014 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinie „elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Anträgen (2014/55/EU)”.

Anders als Papier- oder PDF-Rechnungen lässt sich die XRechnung ohne manuelle Dateneingaben oder technischen Aufwand verarbeiten. Das von der “Koordinierungsstelle für IT Standards” (KoSIT) entwickelte Dateiformat basiert auf einem strukturierten XML-Datensatz, der eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ermöglicht.

Welche Unternehmen benötigen XRechnungen?

Sämtliche Unternehmen, z.B. Lieferanten oder Dienstleister, die Aufträge von öffentlichen Behörden entgegennehmen, müssen diese zukünftig im neuen XRechnungsformat abrechnen, sofern dabei der Betrag von 1.000 Euro überschritten wird. Rechnungen über mehr als 1.000 Euro, die nicht dem neuen Standard entsprechen und ab dem 27.11.2020  an Auftraggeber der öffentlichen Hand verschickt werden, können abgelehnt werden. Firmen müssen ihre Rechnungen an Behörden also rechtzeitig auf das neue Format umstellen.

Die XRechnung ist aber nicht nur für Unternehmen von Interesse, die Behörden beliefern oder bedienen (B2G). Wahrscheinlich ist, dass sich das neue elektronische Rechnungsformat früher oder später auch als einheitlicher Standard im B2B-Kontext durchsetzen wird.

XRechnung in weclapp aktivieren und erstellen

Um XRechnungen in weclapp zu erstellen, aktivieren Sie die optionale Workflow-Aktion unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen > Optionale Workflow-Aktionen Rechnungen.

Die XML-Datei kann nun in der Rechnung über den Workflow erstellt werden.

Für die hinterlegten Einheiten in der XML-Datei werden folgende Kürzel verwendet:

  • Liter: LTR
  • Kilogramm: KGM
  • Gramm: GRM
  • Stück: H87

Benötigte Informationen für eine XRechnung

Gegenüber einer reinen ZUGFeRD Rechnung sind für eine XRechnung noch weitere Daten verpflichtend, auf die auch während der Erstellung hingewiesen wird, wenn diese nicht vorhanden sind:

  • Vor- und Nachname sowie Telefonnummer und E-Mail für den Kontakt des Verkäufers
    (weclapp verwendet hierfür die Einstellungen der Formulargrundeinstellungen bzw., wenn diese nicht befüllt sind, die Informationen am ausführenden Benutzer)
  • Der Kunde benötigt eine Leitweg-Id (im Bereich Finanzdaten in den Kunden-Details)
  • Zahlungsarten:
    • Barzahlung ist mit XRechnung nicht möglich.
    • Bei Lastschrift muss ein SEPA-Mandat in der Rechnung hinterlegt sein.
    • Bei allen anderen Zahlungsarten wird in der XRechnung von einer Überweisung ausgegangen und die Daten der Standardbank hinterlegt. Entsprechend muss eine Bank im System hinterlegt sein.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Sowohl bei der XRechnung als auch bei ZUGFeRD (Akronym für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) handelt es sich um elektronische Rechnungsstandards in Deutschland. Anders als die XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat. Dieses enthält neben einem maschinenlesbaren XML-Datensatz auch eine PDF-Datei, die eine manuelle oder technische Verarbeitung erfordert.

Firmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD in der neuesten Version 2.1.1 einsetzen, können mit dem enthaltenen XRechnungs-Profil auch reine XML-Rechnungen erzeugen und somit beide Standards für die Rechnungserstellung nutzen. Unsere Cloud ERP Software weclapp unterstützt selbstverständlich ZUGFeRD und damit auch das Format XRechnung. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Versand und Archivierung der Rechnungen sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bei deren Aufbewahrung ist mit weclapp ebenfalls gewährleistet.

Weiterführende Informationen

Was ist ZUGFeRD und wie können Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt und importiert werden?

 

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