Wenn du in weclapp bei deinen persönlichen Einstellungen ein E-Mail-Konto verbunden hast, kannst du die Automatische Ablage zum Archivieren von E-Mails am Kontakt aktivieren.
Eingehende E-Mails, deren Absender im CRM bei einem Kontakt im System hinterlegt sind, werden dadurch automatisch an dem Kontakt abgelegt. Gibt es mehrere Verknüpfungen dieser E-Mail-Adresse (z. B. hinterlegt an mehreren Kontakten bzw. der Kontakt hängt an mehreren Kunden), so wird die eingehende E-Mail an allen Kontakten abgelegt!
Wir empfehlen, die E-Mail-Ablage nicht bei E-Mail-Konten zu aktivieren, über die vertrauliche oder private E-Mails versendet werden. Sollte es im CRM einen Kontakt oder Kunden mit der E-Mail-Adresse des E-Mail Kontos geben, werden dort ausnahmslos alle E-Mails abgelegt.
Aktivieren der automatischen E-Mail-Ablage
Zum Aktivieren der automatischen E-Mail-Ablage musst du in weclapp ein E-Mail-Konto verbinden oder ein Vorhandenes bearbeiten. Hierzu gehe bitte wie folgt vor:
- Gehe auf deinen Benutzernamen > Meine Einstellungen
- Hinterlege im Abschnitt E-Mail-Einstellungen ein neues E-Mail-Konto oder bearbeite das Vorhandene durch Anklicken.
- Aktiviere bei den Synchronisations-Einstellungen die Checkbox “Automatische Ablage” und speichere.
E-Mail-Adressen von der automatischen E-Mail-Ablage ausschließen
Bestimmte E-Mail-Adressen können von der automatischen E-Mail-Ablage ausgeschlossen werden.
- Öffne dazu die Globalen Einstellungen > Organizer > Archivierungs-Sperrliste.
- Drücke auf den grünen Button + Hinzufügen und hinterlege eine E-Mail-Adresse oder Domain, die blockiert werden soll.
So funktioniert die automatische Ablage
Wenn im weclapp-System unter ORGANIZER > E-Mail eine Mail im Post- oder Postausgang synchronisiert wurde, deren Absender dem System bekannt ist, wird diese automatisch am Kontakt abgelegt. Die archivierten E-Mails sind chronologisch absteigend zu finden im Kontakt im Tab: E-Mail-Archiv:
Alternativ kannst du das E-Mail-Archiv auch vom ORGANIZER > E-Mail mit den Shortcuts auf der Übersichtsseite öffnen. In der Übersicht deiner E-Mails siehst du anhand des Ablage-Icons 
, dass die E-Mail archiviert wurde.
Unabhängig davon, ob die E-Mail bereits in deinem Organizer Posteingang zu sehen ist, kann es einen Moment dauern, bis die archivierte E-Mail im CRM am Kunden angezeigt wird.
Wird eine E-Mail aus dem Posteingangs- bzw. aus dem Postausgangsordner verschoben, bevor die automatische Archivierung erfolgen konnte, kann dieser Ordner synchronisiert werden unter ORGANIZER > E-Mail und die automatische Ablage erfolgt in dem Zug.
Manuelle Archivierung einer E-Mail
Du kannst eine E-Mail auch manuell an einer beliebigen Entität (Kunde, Angebot, Rechnung…) ablegen. Klicke hierfür auf das Ablage-Icon :
