Version: 22.09.1
Projektauftrag, Leistungsnachweis & neue Dienstleistungsartikel
Features 205
Verbesserungen 100
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Projektauftrag & Leistungsnachweis
Der neue Projektauftrag unterstützt dich bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Dienstleistungsaufgaben bis hin zur Erstellung des Leistungsnachweises und der Fakturierung. Es handelt sich hierbei um einen Hybrid zwischen einem Auftrag und einem Projekt. Er setzt sich aus einem (Standard-)Auftrag bestehend aus Dienstleistungsartikeln zusammen, wobei hinter jedem Dienstleistungsartikel eine Projektaufgabe steht, auf die schließlich Zeiten gebucht werden kann. Zusammengefasst bringt der Projektauftrag folgende Neuerungen mit sich:
- Neue Entität „Projektauftrag“ inkl. Leistungsnachweis
- Projektansicht für Aufträge (ink. öffentlicher Link)
- Erfassen von Dienstleistungen nach Aufwand oder Fixpreis. Dafür sind zwei neue Felder (Geplante Arbeitszeit pro Einheit & Abrechnungsart) hinzugekommen, siehe Abschnitt “Artikel”.
- Verzahnung von Buchungsberichten und Aufgaben. Hinter jedem Buchungsbericht steht eine Aufgabe.
- Einfachere Abrechnung von bestandsführenden Artikeln aus dem Projektauftrag
- Unterstützung von Anzahlung- & Abschlagsrechnungen im Projektauftrag
- Neue Felder “Überbuchen erlauben” und “Zeiterfassung erlauben” bei Aufgaben
Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen dem klassischen Projekt und dem neuen Projektauftrag können hier eingesehen werden.
Dokumentation & Video
Alle wichtigen Informationen zum Projektauftrag haben wir in unserer Knowledge Base für euch zusammengefasst:
Wie funktioniert der Projektauftrag?
Wie erstelle ich einen Leistungsnachweis?
Wie wird ein Dienstleistungsartikel angelegt?
Schau dir auch unser Video an und erfahre mehr, was dich erwartet:
Auswirkungen auf bestehende Workflows
Dienstleistungsartikel
- Dienstleistungsartikel können nicht in Lieferungen, Rahmenbestellungen, Lieferantenanfragen & Streckengeschäftsbestellungen ausgewählt werden.
- nach Aufwand Dienstleistungsartikel können in Ladengeschäften nicht ausgewählt werden.
Buchungsberichte
- Buchungsberichte besitzen nun keine Preise mehr. Die Preise werden bei Dienstleistungsaufträgen in den Dienstleistungspositionen hinterlegt oder bei Aufgaben über den zugeordneten Dienstleistungsartikel bestimmt.
- Die Abrechnung von Buchungsberichten erfolgt jetzt immer über einen Leistungsnachweis. Die Option „Buchungsbericht zu Rechnung hinzufügen“gibt es nur noch für “alte” Buchungsberichte aus Projekten oder Tickets mit alter Buchungslogik.
- Buchungsberichte hängen nicht mehr direkt am Kunden. Bucht man auf einen Kunden (bspw. aus den Kundendetails) dann wird mit der Zeitbuchung automatisch eine Aufgabe mit diesem Kunden angelegt.
- Das Flag „Abrechenbar“ wird durch „Abrechenbare Menge“ ersetzt. Durch diese Menge kann eingestellt werden, wieviel Stunden der gebuchten Stunden abgerechnet werden sollen. Diese Menge kann nur beim Editieren eines Buchungsberichts eingestellt werden. Standardmäßig wird die Menge auf die gebuchte Zeit gesetzt, sofern der Buchungsbericht abrechenbar ist. Bei nicht abrechenbaren Buchungsberichten wird die Menge auf 0 gesetzt und ist nicht änderbar.
- Beim Erstellen von Buchungsberichten ist nun keine „Beschreibung oder Artikel“ Auswahl zur Identifikation von Buchungsberichten mehr nötig. Stattdessen bestimmt die Aufgabe deren Zugehörigkeit.
Aufgaben
- Zu jedem Buchungsbericht wird immer eine Aufgabe erstellt. Die Aufgaben zu allen Buchungsberichten sind auch unter Organizer > Aufgaben zu sehen.
- Aufgaben können mit Dienstleistungen aus Aufträgen verknüpft sein (einstellbar in den Aufgaben selbst). Eine Dienstleistung kann mehrere Aufgaben besitzen.
Du möchtest den Projektauftrag vorab testen? Schreib uns eine E-Mail an support@weclapp.com und wir geben wir vor Release einen Einblick, was dich erwarten wird.
Variable oder fixe Abrechnung von Dienstleistungsartikeln
Dienstleistungsartikel können jetzt variabel nach Aufwand oder zu einem Fixpreis abgerechnet werden. Dafür wurden zwei neue Felder hinzugefügt:
- Geplante Arbeitszeit pro Einheit
Hierbei handelt es sich um die geplante Arbeitszeit, welche für die Fertigstellung bzw. Durchführung der jeweiligen Dienstleistung eingeplant wird. Für eine einfachere Aufgabenplanung wird die Aufgabe an der Position mit dieser Planzeit (multipliziert mit der Positionsmenge) vorbelegt.
- Abrechnungsart
Bestimmt die Art und Weise, wie sich der Verkaufspreis zusammensetzt. Folgende Werte stehen zur Auswahl:- nach Aufwand
- Fixpreis
Weitere Informationen zum neuen Dienstleistungsartikel findest du hier.
Ticketabrechnung
Wenn du für deine Tickets auch mit Aufgaben für deine Dienstleistungen arbeiten möchtest oder für deine erfassten Zeiten Leistungsnachweise benötigst, dann kannst du deine Ticketabrechnung auf die neue Vorgehensweise der Zeiterfassung umstellen. Wenn du die neue Logik auch auf Tickets anwenden willst, musst du unter Globale Einstellungen > Helpdesk > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen die Option “Standard für Time & Material (veraltet)” im Default deaktivieren.
Auswirkung auf bestehende Workflows
- Verzahnung von Buchungsberichten und Aufgaben. Hinter jedem Buchungsbericht steht eine Aufgabe. Über den Tab “Dienstleistungsplanung” können Aufgaben für die Dienstleistungen im Ticket geplant werden.
- Auf Tickets kann nun nicht mehr direkt gebucht werden. Stattdessen wird der Buchungsbericht auf die Aufgaben des Tickets erstellt.
- Tickets haben keinen Fixpreis, Fixkosten und Artikel mehr. Stattdessen haben sie 0-n Dienstleistungsaufgaben, denen ein Artikel zugewiesen werden kann.
- Beim Buchen auf Tickets kann jeder, der eine Aufgabe sieht, auf diese buchen, solange sie nicht abgeschlossen ist.
- Ticketabrechnung erfolgt dann über den Leistungsnachweis.
Weitere Informationen zur neuen und alten Ticketabrechnung findest du hier.
Detailverbesserungen
- Im Zuge von Projektauftrag wurde der Artikel- und Auftragsimport sowie der Export, um die neuen Felder “Geplante Arbeitszeit pro Einheit” und “Abrechnungsart”, angepasst.
Leistungsnachweis als neues Formular
Im Zuge des Projektauftrags wurde das neue Formular für Leistungsnachweis hinzugefügt. Der Leistungsnachweis kann unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration angepasst werden.
Im Changelog wurden nur die wichtigsten Punkte aufgeführt. Neben den aufgelisteten gab es noch weitere Features & Verbesserungen.
Die API Änderungen werden gesondert im API Changelog dokumentiert.