19
Mai
2022

Version: 22.09.1

Projektauftrag, Leistungsnachweis & neue Dienstleistungsartikel

Features 205

Verbesserungen 100

Bleibe immer up-to-date!

Projektauftrag & Leistungsnachweis

Der neue Projektauftrag unterstützt dich bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Dienstleistungsaufgaben bis hin zur Erstellung des Leistungsnachweises und der Fakturierung. Es handelt sich hierbei um einen Hybrid zwischen einem Auftrag und einem Projekt. Er setzt sich aus einem (Standard-)Auftrag bestehend aus Dienstleistungsartikeln zusammen, wobei hinter jedem Dienstleistungsartikel eine Projektaufgabe steht, auf die schließlich Zeiten gebucht werden kann. Zusammengefasst bringt der Projektauftrag folgende Neuerungen mit sich:

  • Neue Entität „Projektauftrag“ inkl. Leistungsnachweis
  • Projektansicht für Aufträge (ink. öffentlicher Link)
  • Erfassen von Dienstleistungen nach Aufwand oder Fixpreis. Dafür sind zwei neue Felder (Geplante Arbeitszeit pro Einheit & Abrechnungsart) hinzugekommen, siehe Abschnitt „Artikel“.
  • Verzahnung von Buchungsberichten und Aufgaben. Hinter jedem Buchungsbericht steht eine Aufgabe.
  • Einfachere Abrechnung von bestandsführenden Artikeln aus dem Projektauftrag
  • Unterstützung von Anzahlung- & Abschlagsrechnungen im Projektauftrag
  • Neue Felder „Überbuchen erlauben“ und „Zeiterfassung erlauben“ bei Aufgaben

Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen dem klassischen Projekt und dem neuen Projektauftrag können hier eingesehen werden.

Prozess Projektauftrag

Hinweis Migration

(1) Was passiert mit den alten Projekten?

Die alten Projekte bleiben bestehen und können weiterhin verwendet werden. Neukunden können ausschließlich mit dem Projektauftrag arbeiten. Grundsätzlich empfehlen wir zukünftig die Prozesse auf den Projektauftrag umzustellen, da das alte Projekt nicht weiterentwickelt wird.

(2) Was passiert mit meinen angelegten Dienstleistungsartikeln?

Alle angelegten Dienstleistungsartikel werden zu Basisartikel migriert. Das hat den Hintergrund, dass bei den neuen Dienstleistungsartikeln neue Felder (Geplante Zeit pro Einheit & Abrechnungstyp) hinzugekommen sind. Zusätzlich ist es nicht mehr möglich Dienstleistungsartikel in Lieferungen zu verwenden. Damit du nach dem Release die alten Dienstleistungsartikel wiederfindest, haben wir dafür das Systemzusatzfeld „Ehemals Dienstleistung“ angelegt.

(3) Was passiert mit dem Feld „Stundensatz“ am Mitarbeiter?

Aus dem Stundensatz am Mitarbeiter (siehe Benutzereinstellungen) wird ein eigener Dienstleistungsartikel angelegt. Beim Erfassen von Buchungsberichten bucht der Mitarbeiter immer auf seinen Artikel. Das hat den Vorteil, dass auch Auswertungen für den Artikel bereitstehen.

(4) Was bedeutet das Feld „Time & Material (veraltet)“ im Ticket?

Mit dem Projektauftrag wird auch die enge Verzahnung von Buchungsberichten und Aufgaben auf Tickets übertragen. Bei den bestehenden Tickets ist die Option „Time & Material (veraltet)“ im Ticket, siehe Abschnitt „Abrechnung“, gesetzt. Mit dieser Einstellung wird festgelegt, ob Tickets nach der neuen oder veralteten Logik bebucht und abgerechnet werden. Nur mit der alten Logik, ist eine Materialerfassung direkt am Ticket – über beliebige Artikel an Buchungsberichten – möglich. In den Helpdesk-Einstellungen kann global eingestellt werden, ob neue Tickets per default mit der alten oder neuen Logik angelegt werden, siehe Globale Einstellungen > Helpdesk > Einstellungen. Bei bestehenden Systemen bleibt es dabei, dass neue Tickets mit „Time & Material (veraltet)“ angelegt werden, um das Verhalten nicht zu verändern.

Dokumentation & Video

Alle wichtigen Informationen zum Projektauftrag haben wir in unserer Knowledge Base für euch zusammengefasst:

Wie funktioniert der Projektauftrag?

Wie erstelle ich einen Leistungsnachweis?

Wie wird ein Dienstleistungsartikel angelegt?

Schau dir auch unser Video an und erfahre mehr, was dich erwartet:

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Auswirkungen auf bestehende Workflows

Dienstleistungsartikel

  • Dienstleistungsartikel können nicht in Lieferungen, Rahmenbestellungen, Lieferantenanfragen & Streckengeschäftsbestellungen ausgewählt werden.
  • nach Aufwand Dienstleistungsartikel können in Ladengeschäften nicht ausgewählt werden.

Buchungsberichte

  • Buchungsberichte besitzen nun keine Preise mehr. Die Preise werden bei Dienstleistungsaufträgen in den Dienstleistungspositionen hinterlegt oder bei Aufgaben über den zugeordneten Dienstleistungsartikel bestimmt.
  • Die Abrechnung von Buchungsberichten erfolgt jetzt immer über einen Leistungsnachweis. Die Option „Buchungsbericht zu Rechnung hinzufügen“gibt es nur noch für „alte“ Buchungsberichte aus Projekten oder Tickets mit alter Buchungslogik.
  • Buchungsberichte hängen nicht mehr direkt am Kunden. Bucht man auf einen Kunden (bspw. aus den Kundendetails) dann wird mit der Zeitbuchung automatisch eine Aufgabe mit diesem Kunden angelegt.
  • Das Flag „Abrechenbar“ wird durch „Abrechenbare Menge“ ersetzt. Durch diese Menge kann eingestellt werden, wieviel Stunden der gebuchten Stunden abgerechnet werden sollen. Diese Menge kann nur beim Editieren eines Buchungsberichts eingestellt werden. Standardmäßig wird die Menge auf die gebuchte Zeit gesetzt, sofern der Buchungsbericht abrechenbar ist. Bei nicht abrechenbaren Buchungsberichten wird die Menge auf 0 gesetzt und ist nicht änderbar.
  • Beim Erstellen von Buchungsberichten ist nun keine „Beschreibung oder Artikel“ Auswahl zur Identifikation von Buchungsberichten mehr nötig. Stattdessen bestimmt die Aufgabe deren Zugehörigkeit.

Aufgaben

  • Zu jedem Buchungsbericht wird immer eine Aufgabe erstellt. Die Aufgaben zu allen Buchungsberichten sind auch unter Organizer > Aufgaben zu sehen.
  • Aufgaben können mit Dienstleistungen aus Aufträgen verknüpft sein (einstellbar in den Aufgaben selbst). Eine Dienstleistung kann mehrere Aufgaben besitzen.

Du möchtest den Projektauftrag vorab testen? Schreib uns eine E-Mail an support@weclapp.com und wir geben wir vor Release einen Einblick, was dich erwarten wird.

Variable oder fixe Abrechnung von Dienstleistungsartikeln

Dienstleistungsartikel können jetzt variabel nach Aufwand oder zu einem Fixpreis abgerechnet werden. Dafür wurden zwei neue Felder hinzugefügt:

  • Geplante Arbeitszeit pro Einheit
    Hierbei handelt es sich um die geplante Arbeitszeit, welche für die Fertigstellung bzw. Durchführung der jeweiligen Dienstleistung eingeplant wird. Für eine einfachere Aufgabenplanung wird die Aufgabe an der Position mit dieser Planzeit (multipliziert mit der Positionsmenge) vorbelegt.
  • Abrechnungsart
    Bestimmt die Art und Weise, wie sich der Verkaufspreis zusammensetzt. Folgende Werte stehen zur Auswahl:

    • nach Aufwand
    • Fixpreis

Weitere Informationen zum neuen Dienstleistungsartikel findest du hier.

Felder Gepl Arbeitszeit pro und Abrechnungsart

Hinweis Migration

Was passiert mit meinen angelegten Dienstleistungsartikeln?

Alle angelegten Dienstleistungsartikel werden zu Basisartikel migriert. Das hat den Hintergrund, dass bei den neuen Dienstleistungsartikeln neue Felder (Geplante Zeit pro Einheit & Abrechnungstyp) hinzugekommen sind. Zusätzlich ist es nicht mehr möglich Dienstleistungsartikel in Lieferungen zu verwenden. Damit du nach dem Release die alten Dienstleistungsartikel wieder findest, haben wir dafür das Systemzusatzfeld „Ehemals Dienstleistung“ angelegt.

Hinweis Migration

Hat der Projektauftrag Auswirkung auf die Zeiterfassung in Tickets?

Für alle Bestandskunden ändert sich das aktuelle Verhalten bei der Erfassung von Buchungsberichten in Tickets nicht. Für neu registrierte weclapp Instanzen ist die neue Logik aus dem Projektauftrag auch für das Helpdesk aktiv. Das Feld  „Standard für Time & Material (veraltet)“ auf der Ticketdetailseite zeigt dir, ob du nach neuer oder alter Logik Zeiten erfasst.

Ticketabrechnung

Wenn du für deine Tickets auch mit Aufgaben für deine Dienstleistungen arbeiten möchtest oder für deine erfassten Zeiten Leistungsnachweise benötigst, dann kannst du deine Ticketabrechnung auf die neue Vorgehensweise der Zeiterfassung umstellen. Wenn du die neue Logik auch auf Tickets anwenden willst, musst du unter Globale Einstellungen > Helpdesk > Einstellungen > Allgemeine Einstellungen die Option „Standard für Time & Material (veraltet)“ im Default deaktivieren.

Auswirkung auf bestehende Workflows

  • Verzahnung von Buchungsberichten und Aufgaben. Hinter jedem Buchungsbericht steht eine Aufgabe. Über den Tab „Dienstleistungsplanung“ können Aufgaben für die Dienstleistungen im Ticket geplant werden.
  • Auf Tickets kann nun nicht mehr direkt gebucht werden. Stattdessen wird der Buchungsbericht auf die Aufgaben des Tickets erstellt.
  • Tickets haben keinen Fixpreis, Fixkosten und Artikel mehr. Stattdessen haben sie 0-n Dienstleistungsaufgaben, denen ein Artikel zugewiesen werden kann.
  • Beim Buchen auf Tickets kann jeder, der eine Aufgabe sieht, auf diese buchen, solange sie nicht abgeschlossen ist.
  • Ticketabrechnung erfolgt dann über den Leistungsnachweis.
Ticketaufgaben

Weitere Informationen zur neuen und alten Ticketabrechnung findest du hier.

Detailverbesserungen

  • Im Zuge von Projektauftrag wurde der Artikel- und Auftragsimport sowie der Export, um die neuen Felder „Geplante Arbeitszeit pro Einheit“ und „Abrechnungsart“, angepasst.

Leistungsnachweis als neues Formular

Im Zuge des Projektauftrags wurde das neue Formular für Leistungsnachweis hinzugefügt. Der Leistungsnachweis kann unter Globale Einstellungen > Formularwesen > Formularkonfiguration angepasst werden.

Im Changelog wurden nur die wichtigsten Punkte aufgeführt. Neben den aufgelisteten gab es noch weitere Features & Verbesserungen.

Die API Änderungen werden gesondert im API Changelog dokumentiert.