Die Mehrwertsteuersenkung hat auf viele Teilbereiche von weclapp große Auswirkungen, neben dem Auftrags-, Vertrags- und Rechnungswesen, ist auch das Modul Buchhaltung betroffen – von Änderungen am Kontenplan, über Steuerkontenzuordnung hin zu Buchungsvorlagen und natürlich dem DATEV Export. Allgemeine Hinweise zur Mehrwertsteuersenkung findet ihr hier: Mehrwertsteuersenkung vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020
Im Folgenden stellen wir die Auswirkungen auf die Buchhaltung und den DATEV Export vor und geben eine Checkliste zur Hand, welche Einstellungen zu überprüfen sind, damit eure Belege weiterhin korrekt vorkontiert und exportiert werden können.
► Maßnahmen Buchhaltung und DATEV Export
► Checkliste: Welche Einstellungen sind für die richtige Kontierung der Belege zu überprüfen?
► FAQ’s: Häufige Fragen & Antworten
Welche Maßnahmen wurden für die Buchhaltung und im Speziellen den DATEV Export umgesetzt?
Im Rahmen der geplanten Maßnahmen zur Mehrwertsteuersenkung wurden folgende Erweiterungen mit Version 20.03.4 bereitgestellt:
- Ergänzung neue Steuer-, Erlös- und Aufwandskonten im Kontenplan
- Erweiterung Steuerkontenzuordnung mit Standardkonten für SKR03/ SKR04 für USt./VSt. 16% und 5%
- Neue BU-Schlüssel für den DATEV Export
Weitere Details dazu bei DATEV: Änderungen DATEV-Kontenrahmen 2020 aufgrund befristeter Umsatzsteuersenkung vom 01.07.2020 bis 31.12.2020
Checkliste: Welche Einstellungen sind für die richtige Kontierung der Belege zu überprüfen?
Unsere Checkliste, welche Einstellungen im Rahmen der DATEV Kontenerweiterungen zu überprüfen sind, findet ihr hier.
Anbei die wichtigsten Punkte für euch zusammengefasst:
Im Kontenplan werden neue Konten für die neuen Mehrwertsteuersätze USt./VSt. 16% bzw. 5% angelegt, welche Datev hier veröffentlicht hat. Überprüfen Sie die Kontennummer sowie die -einstellungen. Sollten Konten fehlen, die Sie benötigen, können Sie diese ergänzen und manuell anlegen. Halten Sie hierbei ggf. Rücksprache mit dem Steuerberater.
Wir orientieren uns an der veröffentlichten Änderung des Kontenrahmens von Datev und initialisieren die Steuerkonten sowie die zugehörigen Erlös- und Aufwandskonten für SKR03/SKR04 bei den neuen Mehrwertsteuersätzen USt./VSt. 16% bzw. 5%. Es handelt sich dabei um eine Standard-Konfiguration, die im Einzelfall abweichen kann. Bitte überprüfen Sie die Einstellungen in Absprache mit Ihrem Steuerberater unter Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung und nehmen, wenn notwendig, Anpassungen vor.
Für Leistungen nach §13b (Reverse Charge) und innergemeinschaftlicher Erwerb 16% bzw. 5% haben wir noch nicht alle Konten von Datev vorliegen. Die Steuerkontenzuordnung wurde daher für diese Steuersätze noch nicht vollständig angepasst. Sollten Sie diese Steuersätze verwendet haben und ihre Belege buchen wollen, halten Sie Rücksprache mit dem Steuerberater, welche Konten Sie hinterlegen sollen. Sobald uns alle notwendigen Informationen bekannt sind, werden wir dies im Standard ergänzen.
Wenn Sie unter Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung Buchungsregeln für die Steuersätze 19% bzw. 7% USt./VSt. in der Kontenmatrix konfiguriert haben, sind diese für die neuen Steuersätze analog anzulegen. Wir werden diese Regeln nicht migrieren, d.h. diese sind durch den Anwender zu überprüfen und bei Bedarf für die neuen Steuersätze zu konfigurieren. Halten Sie auch hier Rücksprache mit dem Steuerberater, wenn Sie sich bezüglich der Kontierung unsicher sind.
Sollten Sie viele Buchungsregeln in der Kontenmatrix angelegt haben und Unterstützung von unserer Seite benötigen, schreiben Sie bitte ein Mail an support@weclapp.com. Wir können Sie bei Bedarf bei der Neuanlage durch unsere Entwicklung unterstützen.
Prüfen Sie auch die Buchungskonten am Artikel, sofern Sie welche hinterlegt haben. Auf der Artikelübersicht können Sie danach filtern und diese bei Bedarf per Massenaktion ändern.
Buchungskonten am Artikel sind nur sinnvoll, wenn das Konto nicht steuersatzabhängig ist bzw. der Artikel nur für einen bestimmten Steuersatz verwendet wird. Ansonsten sollten Sie besser Buchungsregeln in der Kontenmatrix für diesen Artikel in Abhängigkeit vom Steuersatz konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Doc Portal: Wie richte ich die Kontenzuordnung ein und wie kontiert weclapp meine Belege?
Sofern Sie unter Globale Einstellungen >Finanzen Buchungsvorlagen angelegt haben, sollten Sie diese überprüfen und für den Übergangszeitraum anpassen, sodass die korrekten Steuer- sowie Erlös- und Aufwandskonten für die verminderten Steuersätze 16% bzw. 5% verwendet werden.
Wenn Sie den Datev-Export nutzen, sollten Sie unter Globale Einstellungen > Buchhaltung > Export Ihre Datev-Einstellungen überprüfen. Halten Sie mit Ihrem Steuerberater bezüglich der Automatikkonten und korrekten BU-Schlüssel Rücksprache, damit diese auch beim Export entsprechend übergeben werden.
Der BU-Schlüssel kann in den weclapp Einstellungen zeitabhängig hinterlegt werden und mit einem Gültig von/bis-Datum versehen werden. Über den grünen Stift gelangen Sie zu der Eingabemaske der Daten.
Nutzung ein- / zweistellige Steuerschlüssel:
- Für Standard-Sachverhalte arbeiten die Steuerschlüssel zeitabhängig mit den jeweils gültigen Steuersätzen. Damit lassen sich abhängig vom Leistungs-/Belegdatum die Steuersätze 19%, 16% und 5 % mit den bekannten Schlüsseln 2/3/5 für Umsatzsteuer und 7/8/9 für Vorsteuer buchen.
- Für den ab 01.07.2020 „alten“ verminderten Steuersatz von 7% werden neue 1 / 2 stellige Steuerschlüssel 4, 6, 14 und 16 für Umsatz- und Vorsteuer eingeführt.
Weitere Details und eine Übersicht der BU-Schlüssel bei DATEV: Änderungen DATEV-Kontenrahmen 2020 aufgrund befristeter Umsatzsteuersenkung vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 (siehe Abschnitt 6 “Anpassungen an den Steuerschlüsseln”)
Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Einstellungen korrekt sind. Unser Support Team kann zwar Anleitung zur Einrichtung geben, aber keine Steuerberatung leisten.
FAQ’s: Häufige Fragen & Antworten
Wieso gab es nach dem Update 20.03.3 beim OP erzeugen einen Fehler, dass kein Buchungskonto gefunden werden konnte?
Wenn bereits ein reduzierter Steuersatz von 16% bzw. 5% im Beleg ausgewählt wurde, kam es vorübergehend zu einem Fehler/Warnung bei der OP-Erzeugung „kein Buchungskonto gefunden“, da noch nicht alle neuen Konten von DATEV feststanden und wir diese noch nicht einpflegen konnten. Diese Buchungskonten wurden am 01.07.2020 von DATEV offiziell freigegeben und werden mit unserer Version 20.03.4 zum Kontenplan und zur Steuerkontenzuordnung hinzugefügt. Sollte der Fehler nach Version 20.03.4 immer noch auftreten, sollten Sie ihre Steuerkontenzuordnung auf Vollständigkeit prüfen.
Was passiert beim Update 20.03.4, wenn ich für die neuen Steuersätze bereits Konten in der Kontenzuordnung hinterlegt habe?
Mit unserer Version 20.03.4 werden wir die neuen Konten hinzufügen und die Steuerkontenzuordnung mit einer Standard-Konfiguration vorbelegen, d.h. wir überschreiben ggf. ihre Einstellungen, sofern diese vom Default abweichen. Wir orientieren uns an der veröffentlichten Änderung des Kontenrahmens von Datev, weshalb Abweichungen nur im Einzelfall vorkommen sollten. Wir empfehlen, die Steuerkontenzuordnung in jedem Fall zu prüfen und sicherzustellen, dass die Einstellungen korrekt sind.
Wieso wurden bei mir durch das Update 20.03.4 keine neuen Konten in der Kontenzuordnung hinterlegt?
Falls Sie die neuen Steuersätze für 16% und 5% selbst angelegt oder unsere neuen Steuersätze umbenannt haben, kann es sein, dass wir diese nicht eindeutig zuordnen können. In diesem Fall tragen wir nichts in der Steuerkontenzuordnung ein und das Mapping der Buchungskonten muss händisch durch den Anwender erfolgen.
Werden die neuen Buchungskonten für die Steuersätze 5% & 16 % rückwirkend bei bereits angelegten Belege hinterlegt?
Ja, für bereits angelegte Belege werden wir die Daten migrieren, sodass die neuen Buchungskonten bereits in den angelegten Rechnungen hinterlegt sind.
Werden die bereits erstellten Rechnungen mit den neuen Steuersätzen auch automatisch durch das Update 20.03.4 gebucht?
Nein, wir werden nur die Kontenmatrix an und die neuen Konten in bereits erstellten Belegen hinterlegen. Die Rechnungen können nach Überprüfung der Einstellungen in der Kontenzuordnung bequem über eine Massenaktion auf der Rechnungsübersicht als Entwurf ins Journal gebucht werden.
Werden die Rechnungen mit den neuen Steuersätzen nach dem Update 20.03.4 wieder automatisch gebucht?
Ja, neu erstellte Belege nach dem Update werden wieder automatisch bei OP Erzeugung ins Journal gebucht, sofern die entsprechende Option in den Finanzeinstellungen aktiv ist. Sollte weiterhin ein Buchungsfehler beim OP erzeugen auftreten, sollten Sie Steuerkontenzuordnung prüfen, ob ggf. Buchungskonten fehlen. Für Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Erwerb 16% bzw. 5% fehlen bspw. noch die Konten. Es kann aber auch an einem fehlenden Personenkonto liegen.
Was passiert mit meinen eingetragenen BU-Schlüsseln, werden diese automatisch mit Gültigkeitsdaten versehen?
Ja, sofern Sie BU-Schlüssel eingetragen haben, werden wir gemäß der Übersicht bei Datev die BU-Schlüssel mit Gültig von/bis-Datum versehen. Prüfen sie bitte auch hier, ob die Einstellungen korrekt sind.
Wie erfolgt der Export des Leistungsdatums?
Der DATEV Export exportiert auch den Leistungszeitpunkt der Belege. Dabei gilt die Logik wie bei den Steuersätzen. Zuerst wird auf Positionsebene überprüft, ob ein Leistungszeitraum bis bzw. ein Versanddatum hinterlegt ist. Falls dort kein Datum eingetragen ist, wird der Leistungszeitraum bis bzw. das Versanddatum aus der Kopfebene herangezogen.
Was gilt es beim Leistungsdatum für den Datev Export zu beachten?
Sie sollten aufpassen, wenn auf Positionsebene im Beleg mehrere unterschiedliche Daten hinterlegt sind. Für den Export wird nur das späteste Datum genommen.
Weiterführende Links
Checkliste Mehrwertsteuersenkung
Allgemeine Hinweise Mehrwertsteuersenkung
Allgemeine Hinweise zu Shops & Marktplätzen für die Mehrwertsteuersenkung