Die im Rahmen des Konjunkturpakets am 03.06.2020 von der Bundesregierung beschlossene Mehrwertsteuersenkung soll die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise eindämmen. Zunächst allerdings stellt sie Unternehmen vor große Herausforderungen. Um die Mehrwertsteuer für den Zeitraum vom 01.07. bis 31.12.2020 von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5% (ermäßigter Steuersatz) zu reduzieren, unterstützt weclapp Sie bestmöglich. Doch zum Stichtag sind auch durch Sie weitere Anpassungen erforderlich bzw. zu prüfen. Unsere FAQ’s zum Thema und allgemeine Hinweise zur Mehrwertsteuersenkung finden Sie auch hier unter Allgemeine Hinweise Mehrwertsteuersenkung.
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Checkliste: Überprüfung Grundeinstellungen
Um den manuellen Aufwand möglichst gering zu halten, trifft weclapp mit dem kommenden Release folgende Vorkehrungen, um Ihre Belege mit korrekter Steuer ausweisen zu können:
- Anlegen neuer Steuersätze (16% / 5%), auch für Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Erwerb
- Konfiguration neuer Steuerregeln mit Gültigkeit ab dem 01.07.2020
- Vereinfachung der Steuermatrix durch Auswahl EU als Empfängerland
- Ermittlung des korrekten Steuersatzes anhand des Leistungsdatums im Beleg
- mehrere Steuersätze pro Rechnung in Abhängigkeit vom Leistungsdatum: Sammelrechnungen nun auch für Lieferungen aus einem Auftrag möglich
In Planung (Ab dem 01.07.2020)
- Ergänzung neue Steuer-, Erlös- und Aufwandskonten
- Erweiterung Steuerkontenzuordnung mit Standardkonten für SKR03/ SKR04
- Erweiterung BU-Schlüssel
Sobald DATEV die Erweiterung des Standard-Kontenplanes sowie die Anpassung und Einführung neuer Steuerschlüssel freigegeben hat, werden wir diese Daten auch kurzfristig in weclapp bereitstellen. DATEV plant die Bereitstellung ab dem 01.07.2020. Wir werden Sie dies bzgl. informieren.
In diesem Zusammenhang überprüfen Sie bitte die unten aufgeführten Einstellungen. Einige der genannten Einstellungen sind erst vorzunehmen, sobald der überarbeitete Kontenplan seitens DATEV freigegeben ist.
Im Kontenplan werden neue Konten für die neuen Mehrwertsteuersätze angelegt, sobald DATEV diese offiziell freigeben hat. Überprüfen Sie die Kontennummer sowie die -einstellungen. Sollten Konten fehlen, können Sie diese ergänzen und manuell anlegen. Halten Sie ggf. Rücksprache mit dem Steuerberater.
Sobald wir seitens DATEV alle Informationen erhalten haben, initialisieren wir die Standard-Steuerkonten sowie die zugehörigen Erlös- und Aufwandskonten für SKR03/SKR04. Bitte überprüfen Sie die Einstellungen in Absprache mit Ihrem Steuerberater unter Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung.
Wenn Sie unter Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung Buchungsregeln für die Steuersätze 19% bzw. 7% USt./VSt. in der Kontenmatrix konfiguriert haben, sind diese für die neuen Steuersätze analog anzulegen.
Prüfen Sie auch die Buchungskonten am Artikel, sofern Sie welche hinterlegt haben. Auf der Artikelübersicht können Sie danach filtern und diese bei Bedarf per Massenaktion ändern.
Buchungskonten am Artikel sind nur sinnvoll, wenn das Konto nicht steuersatzabhängig ist bzw. der Artikel nur für einen bestimmten Steuersatz verwendet wird. Ansonsten sollten Sie besser Buchungsregeln in der Kontenmatrix für diesen Artikel in Abhängigkeit vom Steuersatz konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Doc Portal: Wie richte ich die Kontenzuordnung ein und wie kontiert weclapp meine Belege?
Wenn Sie den Datev-Export nutzen, sollten Sie unter Globale Einstellungen > Buchhaltung > Export Ihre Datev-Einstellungen überprüfen. Halten Sie mit Ihrem Steuerberater bezüglich der Automatikkonten und korrekten BU-Schlüssel Rücksprache, damit diese auch beim Export entsprechend übergeben werden.
Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Einstellungen korrekt sind. Unser Support Team kann zwar Anleitung zur Einrichtung geben, aber keine Steuerberatung leisten.
Die Auswahl des richtigen Steuersatzes ist durch den Anwender selbst zu prüfen und sicherzustellen.
Optional: Weitere Vorbereitungen und manuelle Anpassungen durchführen
Neben den oben beschriebenen Punkten gibt es noch weitere Vorbereitungen und Anpassungen, die ggf. individuell vorgenommen werden müssen.
Die folgenden Anpassungen sind nur vorzunehmen, wenn Sie die entsprechenden Funktionen vorher auch in weclapp genutzt haben.
Wenn Sie die Mehrwertsteuersenkung an Ihre Endkunden weitergeben möchten, können Sie ihre Brutto-Verkaufspreise für den Zeitraum 01.07-31.12.2020 anpassen. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
1. Import-/Export-Wizard: Exportieren Sie zunächst die Artikelpreise. Entfernen Sie zunächst alle Netto-Verkaufspreise und alle Bezugsquellen-Preise. Danach können Sie die Bruttopreise in der csv- Datei anpassen, in dem Sie in Excel eine Formel verwenden und sich die reduzierten Bruttopreise berechnen lassen. Geben Sie als Startdatum 01.07.2020 an, die aktuell gültigen Brutto-Verkaufspreise werden durch den Import mit dem Enddatum 30.06.2020 versehen.
2. API: Über die API können über den Endpunkt /article im Bereich articlePrice die Verkaufspreise wie gewünscht angepasst werden.
3. Massenaktion auf Artikelübersicht > Preiskalkulation durchführen: Diese Option macht nur Sinn, wenn keine abweichenden Preiskalkulation-Parameter am Artikel oder an der Warengruppe hinterlegt sind. Hinweis: Bei Senkung von 19% auf 16% sind die Bruttopreise nicht um 3% zu reduzieren, sondern um 2,52%. Für 7% auf 5% beträgt die Reduktion 1,87%.
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Sofern Sie unter Globale Einstellungen >Finanzen Buchungsvorlagen angelegt haben, sollten Sie diese überprüfen und für den Übergangszeitraum anpassen, sodass die korrekten Steuer- sowie Erlös- und Aufwandskonten für die verminderten Steuersätze 16% bzw. 5% verwendet werden.
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Sofern Sie am Kunden/Lieferanten als abweichende USt./VSt. 19% bzw. 7% definiert haben, ist diese ggf. anzupassen . Bitte prüfen Sie, ob diese abweichende Steuer noch notwendig ist oder ob de r Steuersatz in den Belegen auch über die Steuermatrix gesetzt werden kann. Wenn Sie Rückfragen haben, wenden Sie sich bitte an die Kollegen des Supports.
Wenn Sie diese Funktion am Kunden/Lieferanten bisher NICHT genutzt haben, müssen Sie nichts ändern. Der Steuersatz wird in den Belegen weiterhin über die Steuerregeln in den Grundeinstellungen gesetzt.
Prüfen Sie, ob bei Verträgen, wiederkehrenden Rechnungen oder Rahmenbestellungen eine abweichende Umsatzsteuer hinterlegt ist. Per Massenaktion können Sie die abweichenden Steuersätze für bereits angelegte Verträge, wiederkehrende Rechnungen & Rahmenbestellungen ändern.
Die abw. Steuer überschreibt immer die Steuerregeln, d.h. es wird immer der im Vertrag/WDK Rechnung/Rahmenbestellung hinterlegte abw. Steuersatz verwendet. Damit ihre Rechnungen korrekt erstellt werden können, sollte dies angepasst werde. Es kann sein, dass die abw. Steuer auch ganz entfernt werden kann, sodass sich der Steuersatz in der erzeugten Rechnungen anhand der Steuerregeln ermittelt. Ein abw. Steuersatz macht nur Sinn, wenn dieser Fall nicht über die Steuerregeln konfiguriert und automatisch ermittelt werden kann.
Wenn Sie KEINE abw. Umsatzsteuer gesetzt haben und die Spalte auf der Übersicht leer ist, müssen Sie KEINE neue abw. Umsatzsteuer setzen. Dies ist nur erforderlich, wenn ein abw. Steuersatz hinterlegt ist und dieser korrigiert werden muss. Ansonsten können Sie einfach die Steuersätze der einzelnen Positionen per Massenaktion anpassen. Siehe nächster Schritt.
Prüfen Sie alle aktiven Verträge in Hinblick auf Leistungszeitraum und Gültigkeit. Per Massenaktion können bei Bedarf die Steuersätze für bereits angelegte Vertragspositionen, wiederkehrende Rechnungspositionen & Rahmen- und Abrufbestellpositionen geändert werden. Der Steuersatz in der erzeugten Rechnung wird i.d.R. über die Steuerregeln ermittelt, d.h. die Regeln werden beim Erzeugen der Rechnung neu angewendet. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass sich der Steuersatz nach dem Leistungsdatum der Position richtet. Sollten Sie manuell eine Steuer gesetzt haben, die nicht in den Regeln vorkommt, sollte diese in die Rechnung kopiert werden.
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Die hinterlegten Steuersätze für die Vertragspositionen, wiederkehrenden Rechnungen sowie Abrufbestellungen werden unsererseits NICHT mit den neuen Steuersätzen migriert, da die steuerrechtlichen Anforderungen von verschiedenen Vereinbarungen abhängig sind. Die Auswahl und Verwendung des richtigen Steuersatzes ist durch den Anwender sicherzustellen.
Die befristete Mehrwertsteuersenkung stellt auch Online-Händler vor große Herausforderungen und führt zu zusätzlichem Umstellungsaufwand, da die Änderungen auch im Shop umzusetzen sind. Viele Shopsysteme und Blogs haben bereits Anleitungen für die Mehrwertsteuerumstellung in den verschiedenen Shopsystemen veröffentlicht, auf die wir an dieser Stelle gerne verweisen möchten: Mehrwertsteuersenkung im Shop & Marktplatz
Best Practice: Weitere Tipps für die Praxis
Wir empfehlen, soweit möglich, alle bis zum 30.06.2020 erbrachten Leistungen (z.B. Teillieferung eines Auftrags), die noch mit 19% bzw. 7% besteuert werden, abzurechnen. weclapp unterstützt Sie bei der Ermittlung des korrekten Steuersatzes, aber diese Maßnahme erleichtert die Umstellung und führt zu weniger Problemen bei der Erstellung der Rechnung nach dem 30.06.2020.
Für die Übergangsphase können Sie bei der automatischen Vertragsabrechnung oder auch bei den wiederkehrenden Rechnung den Verarbeitungsstatus auf “Neu” setzen. Dies hat den Vorteil, dass Sie in Zweifel den Steuersatz noch manuell korrigieren können, sollten fehlerhafte “Konfigurationen” im System hinterlegt sein.
Für Verträge gibt es eine Massenaktion auf der Übersicht um den gewünschten Status zu ändern.
Sollten Sie in den Einstellungen Verkauf & Einkauf > E-Mail Templates für den automatischen Rechnungsversand für Rechnungen aus Verträgen oder Wiederkehrenden Rechnungen eingestellt haben, ist es empfehlenswert, diese Option ggf. vorübergehend zu deaktivieren. Auf diese Weise werden nicht automatisch Rechnungen an die Kunden rausgesendet und die Rechnungen können vorher noch überprüft werden.
Die erzeugten Rechnungen aus Verträgen oder Wiederkehrenden Rechnungen können auch noch im Nachgang über die Rechnungsübersicht als Massenaktion per E-Mail versendet werden.
Weiterführende Links
Allgemeine Hinweise Mehrwertsteuersenkung
Product News: Mehrwertsteuersenkung vom 01.07.2020 bis zum 31.12.2020
Mehrwertsteuersenkung: Allgemeine Hinweise zu Shops & Marktplätzen7
