Wie funktioniert die Projektabrechnung (projektübergreifend pro Kunde)?

weclapp bietet dir die Möglichkeit, Zeiten zu deinen Projektaufgaben zu erfassen (Buchungsberichte) und diese dem Kunden in Rechnung zu stellen. Alternativ können Buchungen auch nachträglich (zur Nachverfolgung) einer bereits erstellten Rechnung zugewiesen werden (nur Verknüpfung, keine abrechenbare Position).

Voraussetzungen

Um erfasste Zeiten in weclapp abrechnen zu können, benötigen Sie mindestens das weclapp Paket “ERP Dienstleister“. Des Weiteren muss der Kunde im weclapp CRM angelegt sein und im Projekt als Auftraggeber eingetragen sein.

Damit das System die Stundensätze anhand der gebuchten Zeiten berechnen kann, müssen Sie diese an/bei Ihren Mitarbeitern im Projektteam hinterlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Gehen Sie in ein Projekt. Auf der Projektdetailseite können Sie den Projektmitgliedern jeweils die Stundensätze einpflegen.
2. Klicken Sie auf den entsprechenden Namen und hinterlegen Sie den Mitarbeiter-Stundensatz (in Ihrer Hauswährung)
   

Zeiten zu einer Projektaufgabe buchen

Um Ihre Zeiten in einer Projektaufgabe zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu PROJEKTE > Projektübersicht und wählen Sie ein Projekt. Hinterlegen Sie im Projekt unter dem Reiter “Übersicht” einen Auftraggeber.
2. Um nun Ihre Zeiten zu erfassen, klicken Sie auf  (Alternativ können Sie die Zeit live über die Stoppuhr  erfassen)
3. Tragen Sie Ihre “Beschreibung” (Tätigkeiten) zu der gebuchten Zeit ein und die “Dauer” ein.
   

Hinweis: Sie können beliebig viele Zeiten zu einem Projekt erfassen

Buchungsberichte (Zeiten) zu einem Projekt bzw. einer Projektaufgabe abrechnen

Um nun Ihre gebuchten Zeiten aus dem Projekt/der Projektaufgabe dem Kunden in Rechnung zustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu PROJEKTE > Buchungsberichte
2. Markieren Sie nun in der Übersicht über die Checkbox () den/die entsprechenden Buchungsbericht/e (immer nur für einen Kunden gleichzeitig)
   
3. Wählen Sie nun über Massenaktionen > Rechnung erstellen
   
4. Sie können nun entscheiden, in welchem Format Sie die gebuchten Zeiten abrechnen bzw. auf der Rechnung darstellen wollen:
   – keine Gruppierung
   – eine Position
   – nach Datum
   – nach Person
   – nach Aufgabe
   
   Alternativ können Sie die Zeiten auch einer offenen existierenden Rechnung hinzufügen.
5. Sie gelangen nun in die Rechnungsmaske. Hier können Sie sowohl den Preis anpassen, als auch noch weitere Artikel hinzufügen.
6. Weiterhin können Sie auch die Buchungsberichte mit einem neuen Artikel verknüpfen, ohne dass die Buchungsberichte gelöscht werden. Dies hat den Vorteil, dass der Artikel kundenspezifische Preise enthalten kann (und nicht den am Benutzer hinterlegten Standard-Stundensatz). Der Stundensatz des Bearbeiters wird durch den hinterlegten bzw. kundenspezifischen Artikelpreis ersetzt. Selbstverständlich bleibt die Auflistung der Buchungsberichte im Beschreibungsfeld bestehen.
7. Um den Artikelpreis anzupassen, müssen Sie auf den Button in der Spalte Preis klicken.