weclapp bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeiten zu Ihren Projektaufgaben zu erfassen (Buchungsberichte) und diese dem Kunden in Rechnung zu stellen. Alternativ können Sie Buchungen nachträglich (zur Nachverfolgung) einer bereits erstellten Rechnung zuweisen (nur verknüpft, keine abrechenbare Position).
Vorraussetzungen
Um erfasste Zeiten in weclapp abrechnen zu können, benötigen Sie neben Ihrer Projektmanagement-Lizenz mindestens das weclapp Paket „ERP Dienstleister“ oder die seperat erhältliche „Auftragsverwaltung“ (für Preisauskünfte wenden Sie sich bitte an unser Support-/Vertriebsteam).
Des Weiteren muss der Kunde im weclapp CRM angelegt sein und im Projekt als „Auftragsgeber“ (unter „Kunde“) eingetragen sein.
Damit das System die Stundensätze anhand der gebuchten Zeiten berechnen kann, müssen Sie diese an/bei Ihren Mitarbeitern im Projektteam hinterlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Gehen Sie in ein Projekt. Auf der Projektdetailseite können Sie beiden Projektmitgliedern auch jeweils die Stundensätze einpflegen.
- Hinterlegen Sie nun den Mitarbeiterstundensatz (in Ihrer Hauswährung) unter dem Feld „Stundensatz“.
Zeiten zu einer Projektaufgabe buchen
Um Ihre Zeiten in einer Projektaufgabe zu buchen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Gehen Sie auf „Projektübersicht“ und wählen Sie ein Projekt. Wählen Sie im Projekt unter dem Reiter „Übersicht“ den Auftraggeber aus.
- Um nun Ihre Zeiten zu erfassen, gehen Sie im Projekt auf
(Alternativ können Sie die Zeit live über die Stoppuhr 
erfassen) - Tragen Sie Ihre „Beschreibung“ (Tätigkeiten) zu der gebuchten Zeit ein und die „Dauer“ (in Minuten) ein.
Hinweis: Sie können beliebig viele Zeiten zu einem Projekt erfassen
Buchungsberichte (Zeiten) zu einem Projekt bzw. einer Projektaufgabe abrechnen
Um nun Ihre gebuchten Zeiten aus dem Projekt/der Projektaufgabe dem Kunden in Rechnung zustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Gehen Sie zu „Projekte“ und „Buchungsberichte“
- Markieren Sie nun in der Übersicht über die Checkbox (
) den/die entsprechenden Buchungsbericht/e (immer nur für einen Kunden gleichzeitig)
- Wählen Sie nun über
„Rechnung erstellen“
- Sie können nun entscheiden, in welchem Format Sie die gebuchten Zeiten abrechnen bzw. auf der Rechnung darstellen wollen:
– keine Gruppierung
– eine Position
– nach Datum
– nach Person
– nach Aufgabe
Alternativ können Sie die Zeiten auch einer offenen existierenden Rechnung hinzufügen. - Sie gelangen nun in die Rechnungsmaske. Hier können Sie sowohl den Preis anpassen, als auch noch weitere Artikel hinzufügen.
- Weiterhin können Sie auch die Buchungsberichte mit einem neuen Artikel verknüpfen, ohne dass die Buchungsberichte gelöscht werden. Dies hat den Vorteil, dass der Artikel kundenspezifische Preise enthalten kann (und nicht den am Benutzer hinterlegten Standard-Stundensatz)
- Um nun den Artikelpreis angezeigt zu bekommen, müssen Sie einmal auf den
Button in der Spalte „Betrag“ klicken. Jetzt wird der Stundensatz des Bearbeiters durch den hinterlegten bzw. kundenspezifischen Artikelpreis ersetzt. Selbstverständlich bleibt die Auflistung der Buchungsberichte im Beschreibungsfeld bestehen.