Über den Import-Wizard können Sachbuchungen (beliebige manuelle Buchungen) als Buchungsentwurf ins Journal importiert werden, wenn du die Buchungen nicht manuell über die Stapelbuchung erfassen möchtest.
Die meisten Standard-Buchungsfälle (z.B. Skonto, Zahlungstoleranz, Nebenkosten des Geldverkehrs, Mahngebühren etc.) sind vom System abgedeckt, in bestimmten Ausnahmefällen ist jedoch eine Sachbuchung notwendig, wenn der Vorgang nicht anders über das System gebucht werden kann.
► Voraussetzungen für den Import
► Anwendungsfälle für die Stapelbuchung/ Sachbuchungen
► Häufige Fehler bei der Import – Validierung
Mit Hilfe von Sachbuchungen können KEINE Verknüpfungen zu existierenden Belegen in weclapp erstellt werden, d.h. ungebuchte VK-/EK-Rechnungen können über den Import nicht den Status gebucht bekommen. Zahlungen werden ebenfalls nicht ausgelöst, d.h. Ausziffern von offenen Posten ist ebenfalls über diesen Weg nicht möglich.
Voraussetzungen für den Import
- Buchhaltung initialisiert: Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Einrichtungswizard
- Sach- und Personenkonten angelegt: Die angesprochenen Konten müssen in weclapp vorhanden sein, damit die Buchung importiert werden kann. Beim Einrichten der Fibu werden die Sachkonten im Kontenplan angelegt. Personenkonten können per Massenaktion erstellt oder mit Hilfe des Kunden-Imports importiert werden.
- offene Buchungsperiode vorhanden: Finanzen > Geschäftsjahre > + Neu
- weclapp csv-Datei korrekt befüllt: Schaue in der PDF-Anleitung, welche Pflichtfelder zu befüllen und welche Werte zulässig sind.
Wenn du mehrere Buchungen mit demselben Buchungsdatum und Buchungstext auf einmal importierst, ist es erforderlich, dass du bei den Zeilen, die zu einem Buchungssatz gehören, dieselbe externe Belegnummer angibst, damit diese eindeutig zugeordnet werden können.
Anwendungsfälle für Stapel-/Sachbuchung
Grundsätzlich eignet sich der Import von Sachbuchungen, wenn man die Daten aus externen Fibu-Systemen in weclapp übernehmen möchte, damit bspw. der Saldo im externe Fibu-Programm (z.B. Datev) mit weclapp übereinstimmt. Bei einer großen Anzahl an monatlich wiederkehrenden Buchungen ist der Import ebenfalls zu empfehlen.
- Anfangssaldo buchen: Wenn du neu mit weclapp startest, kannst du mit Hilfe des Sachbuchungs-Imports den Saldovortrag einbuchen. Details dazu auch hier.
- Korrekturbuchungen vornehmen: Bsp. falsches Erlös-/Aufwandskonto wurde bebucht, der Buchungssatz ist schon festgeschrieben und du willst eine Umbuchung auf ein anderes Konto vornehmen.
- wiederkehrende Buchungen: z.B. Miete, Lohn/Gehalt, Abschreibungen etc. > Hierfür bietet es sich an, eine csv-Import-Vorlage anzulegen, die man dann bspw. monatlich importieren kann.
Wenn du Buchungen oder Eröffnungssalden aus externen Systemen exportierst, ist es erforderlich, die Daten vor dem Import auf das weclapp Import-Format anzupassen. Nutze dazu unsere bereitgestellte csv-Vorlage im Import-Wizard. Dort findest du auch eine PDF-Anleitung.
Sachbuchungen importieren
Über Globale Einstellungen > Import/Export > Import/Export-Wizard findest du die Importdatei inkl. PDF Strukturbeschreibung.
Häufige Fehler bei der Import-Validierung
| internalRecordNumber/FieldNr 3 is empty (null), but required (type text). | Ein Pflichtfeld (in diesem Bsp. Spalte 3 bzw. C) ist nicht ausgefüllt. |
| Impersonal booking is allowed with minimum one debit and one credit should exist for booking text Anzahlung’ | Der Buchungssatz ist unvollständig. Es muss mind. eine Zeile im Soll und eine Zeile im Haben bebucht werden. Es kann sein, dass das Belegdatum oder die externe Nummer nicht identisch sind, weshalb der Import die zugehörige Buchungszeile nicht erkennt. |
| Transaction unbalanced. The amount on debit and credit are not the same for booking text ‘XY’
|
Soll und Haben sind nicht ausgeglichen. Überprüfe bitte, ob die Beträge korrekt sind, ggf. weichen die Beträge bei Soll und Haben ab oder es fehlt eine Buchungszeile, damit Soll und Haben ausgeglichen sind. |
| Impersonal booking is allowed only one debit entry can be assigned to several credit entries or vice versa for booking text ‘Anzahlung’ | Es ist nur eine Splittung im Soll oder im Haben möglich. Eine Splittung auf beiden Seiten wird nicht validiert. |
| Different booking text is not allowed for booking text ‚XY‘ | Der Buchungstext bei einer Buchung darf nicht unterschiedlich sein, da im Datev Export auch nur ein Buchungstext pro Buchungszeile übergeben werden kann. |
| No valid booking account found with 180086 for booking text ‚XY‘ | Das Buchungskonto 180086 existiert nicht. Bitte überprüfe den Kontenplan und lege das fehlende Sach- oder Personenkonto an. |
| Ledger account should not be tax account 1408 for booking text Anzahlung | Du hast als Konto ein Steuerkonto 1408 aus der Steuerkontenzuordnung eingetragen. In der Spalte Konto sind nur Konten zulässig, die nicht als Steuerkonto einem Steuersatz zugewiesen wurden. Das Steuerkonto wird beim Import über den Steuersatz ermittelt. |
| No valid tax found with Umsatzsteu for booking text Test | Schaue in der Spalte Steuer, ob die Bezeichnung des Steuersatzes korrekt ist, ggf. weicht der Name in weclapp ab oder du hast dich verschrieben. Um die Steuer korrekt zu erkennen, muss die Bezeichnung aus weclapp verwendet werden. |