Zahlungen erkennt weclapp automatisch und ordnet sie den entsprechenden Rechnungen (offenen Posten) zu. Die automatische Verarbeitung kannst du über die globalen Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Offene Posten > Neue Kontoauszüge automatisch verarbeiten aktivieren. Die automatische Verarbeitung wird für den MT940 Import sowie für folgende Zahlungsdienstleiter unterstützt:
- Tink
- PayPal
- finleap connect
Wie werden Kontoauszüge erkannt?
Die Verarbeitung der Banktransaktionen erfolgt auf Basis verschiedener Kriterien.
1. Identifikation des Kunden / Lieferanten
Als erstes wird versucht, den Kunden/Lieferanten zu identifizieren. Dabei sind folgende Details relevant:
- Es wird nach der IBAN/BIC geprüft
- Wenn es keinen Treffer gibt, wird anhand des Namens des Zahlungsempfängers/Zahlenden gesucht. Dabei gilt:
- wenn Betrag > 0 wird nach Kunden gesucht.
- wenn Betrag < 0 wird nach Lieferanten gesucht.
Gibt es einen Treffer, werden die entsprechenden offenen Posten des Kunden/Lieferanten durchsucht.
2. Zuordnung der Zahlung
Eine Zuordnung der Zahlung erfolgt nur dann, wenn der Betrag (unter Berücksichtigung eines erlaubten Skontos) mit dem offenen Posten übereinstimmt.
Es findet keine Zuordnung statt, wenn…
- mehrere offene Posten mit dem selben Betrag gefunden werden.
- der überwiesene Betrag des Kunden niedriger als die Rechnungssumme ist (aufgrund des Skontoabzugs).
- der Zeitpunkt der Zahlung (Buchungsdatum auf der Bank) nicht innerhalb des Zeitraums des vereinbarten Skontoabzugs liegt.
Diese Fälle müssen manuell in der Bank bearbeitet werden.
Beispiel:
Rechnungssumme Brutto 100 €, Rechnungsdatum 01.01.2021; Zahlungsziel 14 Tage 2 % Skonto, danach 0 % Skonto
Kunde überweist am 10.01.2021 98 € – automatische Buchung/Verrechnung
weclapp bucht 98€ gegen das Debitorenkonto des Kunden, 2€ auf Skonto und ziffert den offenen Posten aus.
Kunde überweist am 18.01.2021 98 € – keine automatische Buchung/Verrechnung
weclapp bucht nichts und ziffert auch nichts aus, da Vereinbarung mit dem Kunden durch den Kunden nicht eingehalten wurde. Es muss manuell entschieden werden, ob der niedrigere Betrag akzeptiert wird oder ob die Differenz noch gefordert werden muss. Wenn der Betrag akzeptiert wird, muss die Differenz (Skontobetrag) vor dem Ausziffern/Buchen in das Feld Skonto eingetragen werden.
Kunde überweist am 18.01.2021 100 € – automatische Buchung/Verrechnung
weclapp bucht und ziffert den offenen Posten automatisch aus.
3. Finden eines offenen Postens via Referenz
Eine weitere Möglichkeit ist die Zuordnung über eine Referenznummer. Hier wird versucht, die Auftragsnummer oder die Rechnungs- bzw. Gutschriftennummer innerhalb des Verwendungszwecks ausfindig zu machen. Wenn es eine eindeutige Zuordnung gibt, findet eine Zuordnung statt.
Achte bitte darauf, dass nur Rechnungsnummern ab 6 Zeichen automatisch zugeordnet werden.
Buchung der Zahlung
Das buchhalterische Buchen der Zahlung ist unabhängig vom Finden eines offenen Postens. Wenn zur Zahlung ein Personenkonto/Sammelkonto gefunden wird, wird automatisch gebucht.
Weiterführende Links
Wie kann ich meine Kontoauszüge aktualisieren und wann wird mein Saldo aktualisiert?