Wie werden Kontoauszüge in weclapp erkannt?

Zahlungen erkennt weclapp automatisch und ordnet sie den entsprechenden Rechnungen (offenen Posten) zu. Die automatische Verarbeitung kannst du über die globalen Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Offene Posten > Neue Kontoauszüge automatisch verarbeiten aktivieren. Die automatische Verarbeitung wird für den MT940 Import sowie für folgende Zahlungsdienstleiter unterstützt:

• Tink
• PayPal
• finleap connect
• finAPI

Wie werden Kontoauszüge erkannt?

Die Verarbeitung der Banktransaktionen erfolgt auf Basis verschiedener Kriterien.

1. Identifikation des Kunden / Lieferanten

Zuerst wird versucht, den Kunden/Lieferanten zu identifizieren. Dabei sind folgende Details relevant:

• Ist die IBAN/BIC aus der Banktransaktion bei einem weclapp-Kunden/Lieferanten hinterlegt?
• Wenn nicht, wird der Namen des Zahlungsempfängers/Zahlenden in weclapp gesucht. Dabei gilt:
  • für Beträge > 0 wird nach Kunden gesucht;
  • für Beträge < 0 wird nach Lieferanten gesucht;
  • der Name muss in Länge und Schreibweise komplett übereinstimmen; nicht nur teilweise!

Gibt es einen Treffer, werden als nächstes die offenen Posten des Kunden/Lieferanten durchsucht:

2. Zuordnung der Zahlung

Eine Zuordnung der Zahlung zu einem Offenen Posten erfolgt nur dann, wenn der Betrag (unter Berücksichtigung eines erlaubten Skontos) mit dem offenen Posten übereinstimmt.

Es findet keine Zuordnung statt, wenn…

• mehrere offene Posten mit dem selben Betrag gefunden werden;
• der überwiesene Betrag niedriger als die Rechnungssumme ist (aufgrund unberechtigten Skontoabzuges);
• der Zeitpunkt der Zahlung (Buchungsdatum auf der Bank) nicht innerhalb des Zeitraums des vereinbarten Skontoabzugs liegt.

Diese Fälle müssen manuell in der Bank bearbeitet werden.

Beispiel:

Rechnungssumme Brutto 100 €, Rechnungsdatum 01.01.2021; Zahlungsziel 14 Tage 2 % Skonto, danach 0 % Skonto

Kunde überweist 98 € am 10.01.2021 – automatische Buchung/Verrechnung
weclapp bucht 98 € gegen das Debitorenkonto des Kunden, 2 € auf Skonto und ziffert den offenen Posten aus.

Kunde überweist 98 € am 18.01.2021 – keine automatische Buchung/Verrechnung
weclapp bucht nichts und ziffert auch nichts aus, da Vereinbarung mit dem Kunden durch den Kunden nicht eingehalten wurde.
Es muss manuell entschieden werden, ob der niedrigere Betrag akzeptiert wird oder ob die Differenz noch gefordert werden muss. Wenn der Betrag akzeptiert wird, muss die Differenz (Skontobetrag) vor dem Ausziffern/Buchen in das Feld Skonto eingetragen werden.

Kunde überweist 100 € am 18.01.2021 – automatische Buchung/Verrechnung
weclapp bucht und ziffert den offenen Posten automatisch aus.

 

3. Finden eines offenen Postens via Referenz

weclapp prüft auch die Zuordnung über eine Referenznummer. Hierbei wird versucht, innerhalb des Verwendungszwecks die Auftragsnummer oder die Rechnungs- bzw. Gutschriftennummer zu erkennen. Wenn es eine eindeutige Übereinstimmung gibt, findet eine automatische Zuordnung statt.

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Achte bitte darauf, dass nur Rechnungsnummern ab 6 Zeichen automatisch zugeordnet werden.

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Buchung der Zahlung

Das buchhalterische Buchen der Zahlung ist unabhängig vom Finden eines offenen Postens. Wenn zur Zahlung ein Personenkonto/Sammelkonto gefunden wird, wird automatisch gebucht.