Den Hauptbereich für den Export der Buchhaltungsdaten findest du unter Buchhaltung > Export. Grundsätzlich gibt es in weclapp mehrere Möglichkeiten, wie buchhaltungsrelevante Daten exportiert werden können. Der Unterschied in den einzelnen Formaten ist der Grad der Details, der exportiert wird.
Je nach der Art des Exports, den man wählt, ergibt sich ein hoher oder niedriger Automatisierungsgrad. Automatisierung bedeutet an dieser Stelle, wieviel Arbeit am Ende der Empfänger der Daten haben wird, um die Daten in ein Folgesystem wie z.B. DATEV einspielen zu können.
Voraussetzung und Vorbereitung
Um den DATEV-Export zu verwenden, müssen vorab bestimmte Vorbereitungen und Voraussetzungen erfüllt sein. Eine ausführliche Dokumentation der einzelnen Schritte findest du unter Initialisierung und Einrichtung der Buchhaltung.
- Einrichtung weclapp Buchhaltung inkl. Buchhaltungswizard
- DATEV-konforme Debitoren- und Kreditorennummern: DATEV-konforme Nummernkreise für Kunden und Lieferanten müssen immer 5-stellig sein. Debitoren/Kundennummern von 10000 bis 69999 und Kreditoren/Lieferantennummern von 70000 bis 99999.
- eingerichtete DATEV Schnittstelle unter Globale Einstellungen > Buchhaltung > Export
- Festgeschriebene Journalbuchungen
Exportformate
DATEV Format basierend auf Journal
In diesem Modus werden alle Daten auf Basis des Journals exportiert. Diese Exportvariante bietet dir die höchstmögliche Flexibilität. Du kannst neben den Belegen, die in weclapp erzeugt werden (Ein- und Ausgangsrechnungen, Ein- und Ausgangsgutschriften), auch sämtliche andere Belege (z.B. Mietzahlungen, Tankquittungen usw.) über die Stapelbuchung erfassen und diese dann in diesem Export Format exportieren.
Journalbuchungen sind vorab als Entwurf angelegt und sind einzeln oder per Massenaktion vorab festzuschreiben (Buchhaltung > Journal).
In der Export Datei befinden sich drei Dateien – Buchungsjournal: Hier sind alle Buchungen enthalten – Sachkontenstammdaten: Hier werden die Stammdaten der bei diesem Export genutzten Sachkonten aus dem Kontenplan mit exportiert – Debitoren- und Kreditorenstammdaten: In dieser Datei werden die Stammdaten deiner Debitoren und Kreditoren exportiert.
Weitere Informationen zur Festschreibung findest du hier.
DATEV-Format basierend auf Belegen
In diesem Format kannst du nur die in weclapp erzeugten Belege, aber keine Daten aus dem Journal exportieren. Die Verkaufs- und Einkaufsbelege müssen den Status “Abgeschlossen” haben. Diese Vorgehensweise ist ideal, wenn du keine weiteren Buchungen in weclapp erfasst (keine anderen Belege wie Mieten, Quittungen usw.). Der Vorteil besteht darin, dass die Rechnung nicht gebucht und festgeschrieben werden muss. Man kann direkt alle Belege für den ausgewählten Zeitraum ebenfalls im DATEV-Format exportieren. Beim Export werden die Konten ausgegeben, welche als Erlös- bzw. Aufwandskonten an den Belegpositionen hinterlegt sind. Als Gegenkonto wird das Personenkonto des Kunden/Lieferanten verwendet. Wurden keine Personenkonten angelegt, wird stattdessen die Kunden- bzw. Lieferantennummer ausgegeben. In der Export Datei befindet sich eine Datei – Buchungsjournal: Hier sind alle Buchungen enthalten.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Mit der Schnittstelle “Rechnungsdatenservice 1.0” können deine Belege aus weclapp bequem online übertragen werden. Die Belegen werden in strukturierter Form inkl. Belegbilder übergeben.
Folgende Belege sind über die Schnittstelle “Rechnungsdatenservice 1.0” übertragbar:
- Verkaufsrechnungen– und gutschriften
- Einkaufsrechnungen– und gutschriften und
- Kassentransaktionen.
Die Belege müssen buchhalterisch im Journal erfasst und festgeschrieben sein. Die Stammdaten sind nicht über die Schnittstelle an DATEVconnect übertragbar. Hierfür verwende den bisherigen DATEV-Beleg oder Journal Export. Weitere Informationen findest du hier.
Belegexport
In diesem Modus werden deine Belegdaten in einer CSV Datei exportiert. Der Empfänger der Datei muss sein System für den Import dieser Datei eventuell noch anpassen/konfigurieren, da es sich hierbei um kein Standard Format handelt. Dieser Modus dient dazu, die Belegdaten in einer besser strukturierten Variante als der reinen PDF Datei bereit zu stellen. Dieser Modus wird immer dann eingesetzt, wenn das Zielsystem keinen DATEV-Import durchführen kann. In diesen Fällen ist es meistens möglich, den Importvorgang auf das Format, welches hier erzeugt wird, anzupassen und trotzdem die Daten dann zu importieren. Dieser Modus sollte nur in Betracht gezogen werden, wenn der Steuerberater die Daten nicht im DATEV-Format verarbeiten kann. Auch die Kunden in Österreich und der Schweiz können in der Regel mit dem DATEV-Format arbeiten. Für alle anderen ist dieses Format die richtige Wahl.
Wie du unsere DATEV-Export-Dateien in DATEV importierst, erfährst du in diesem DATEV Servicevideo.
Weitere Möglichkeiten zum Austausch der Belege mit dem Steuerberater
Herunterladen der Belege als PDF-Dokument
Du kannst in der Übersicht der Rechnungen unter VERKAUF -> Rechnungen/Gutschriften einen Zeitraum auswählen, alle Rechnungen/Gutschriften für diesen Zeitraum auswählen und dann über die Massenaktion Rechnungsdokumente exportieren herunterladen. Dabei werden die PDF-Dokumente für die ausgewählten Rechnungen in einer ZIP-Datei zusammengefasst und exportiert. In dieser Variante muss dein Steuerberater die Belege einzeln in das Buchhaltungssystem manuell buchen. Der Automatisierungsgrad dieser Variante ist niedrig, da der manuelle Aufwand für den Steuerberater noch hoch ist.
Mein Steuerberater kann die Datei nicht verarbeiten In den beiden DATEV-Formaten wird immer eine .ZIP- Datei erzeugt. Du schickst diese .ZIP Datei an deinen Steuerberater. Der Steuerberater/Empfänger der Datei muss die .ZIP Datei zuerst entpacken und die darin enthaltenen .CSV-Dateien importieren. Der Import der .ZIP-Datei selbst ist nicht möglich. Die wichtigste Datei in dem .ZIP-Paket ist das Buchungsjournal. Dort sind alle Buchungen enthalten, die eingespielt werden müssen.
Weiterführende Links
Wie werden Belege & Buchungen festgeschrieben?
Was bedeuten bestimmte Fehlermeldungen bei der Festschreibung von Belegen & Buchungen?