Über das Buchhaltungsmodul kannst du eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und diese direkt an Elster (Finanzamt) übermitteln.
Dieses Feature befindet sich noch im Beta-Status. Zum Start der Open Beta-Phase werden noch KEINE Live-Daten an das Finanzamt übermittelt, d.h. die UStVA muss noch manuell über Elster eingereicht werden.
Feedback und Verbesserungsvorschläge kannst du gerne an support@weclapp.com senden. Sobald wir ausreichend Rückmeldung bekommen haben, wird die Schnittstelle live geschaltet.
► Einstellungen & Konfiguration der Schnittstelle
► Umsatzsteuervoranmeldung einreichen
► Was gilt bei der Erstellung einer UStVA über weclapp zu beachten?
► Wie kann ich eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen?
Einstellungen & Konfiguration der Schnittstelle
1. Benutzerrechte
Um Zugriff auf den Menüpunkt Buchhaltung > Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erhalten, benötigt der Benutzer entsprechende Rechte. Unter Mein weclapp > Benutzer müssen folgende Rechte gesetzt werden:
- Buchhaltung Administrator
2. Buchhaltung einrichten + Steuern konfigurieren
Die Buchhaltung kann in den globalen Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen über den Einrichtungswizard eingerichtet werden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
Dabei wird entsprechend der Konfiguration ein Kontenrahmen (SKR03/SKR04) angelegt.
Außerdem werden für alle Standard-Steuern eine UstVA-Kennziffer hinterlegt.
Die Steuern findet man unter Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > Steuern. Über den Stift können die Details einer Steuer eingesehen werden:
Bitte prüfen Sie, ob jeder Steuersatz mit der richtigen UStVA-Kennziffer gemapped wurde. Sollten Sie selbst Steuersätze angelegt haben, ist die Kennziffer manuell nachzutragen. Nur wenn der Steuersatz mit der entsprechenden Feldnummer im Elster Formular verknüpft ist, kann die Buchung auch in der UStVA in weclapp berücksichtigt werden.
3. Kontozuweisungen prüfen
Gehen Sie zu Globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung > Tab Steuerkontenzuordnung: Hier müssen für jeden Steuersatz ein Steuer- und ein Buchungskonto angegeben werden. Bitte überprüfen Sie die vorinitialisierten Konten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Bei manuell angelegten Steuersätzen sind die Konten händisch einzupflegen.
Für Steuern von der Steuerart “Steuerfrei” bzw. einem Steuersatz von 0 % dürfen die Spalten Vor-/Umsatzsteuerkonto nicht befüllt sein.
Für Steuern vom Steuertyp “Umgekehrte Steuerschuld (EK)” ist ein Umsatzsteuer- und ein Vorsteuerkonto zu hinterlegen. Diese Steuersätze werden in zwei Felder in der UStVa eingetragen.
Bsp. SKR03 Standard-Initialisierung
Neben den Standard Steuerkonten-Zuordnungen ist es auch möglich, über die Kontenmatrix (globale Einstellungen > Finanzen > Kontenzuordnung > Tab Kontenmatrix) Zuordnungen für bestimmte Anwendungsfälle zu konfigurieren.
4. Elster Einstellungen konfigurieren
Unter Buchhaltung > Umsatzsteuer-Voranmeldung die ELSTER Einstellungen öffnen und den Wizard durchlaufen. Weitere Informationen zur Steuernummer hier.
Es öffnet sich das folgende Fenster mit den ELSTER Einstellungen.
Umsatzsteuer-Voranmeldung einreichen
1. Buchungsperiode abschließen
Um zu verhindern, dass noch weitere Buchungen nach dem Versand einer UstVA getätigt werden können, muss die betreffende Buchungsperiode geschlossen werden. Hierzu navigiert man zur Konfiguration der Geschäftsjahre: Globale Einstellungen > Finanzen > Geschäftsjahre. Dort muss der Haken bei der entsprechenden Periode entfernt werden:
Sollten für die Periode nicht alle Buchungen festgeschrieben sein, kann das Geschäftsjahr nicht geschlossen und die UStVa nicht durchgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass alle UStVa-relevanten Vorgänge für die betreffende Periode ins Journal gebucht und festgeschrieben sind.
2. Umsatzsteuer-Voranmeldung Wizard ausführen
Unter Buchhaltung > Umsatzsteuer-Voranmeldung kann nun die Umsatzsteuer-Voranmeldung gestartet und der Wizard durchlaufen werden.
2.1 Voranmeldezeitraum wählen
Im ersten Fenster wird ein monatlich- oder quartalsweise-basierter Zeitraum ausgewählt.
Die Option “Belege gesondert einreichen” bezieht sich auf das Feld 22 in der UVA: Belege (Verträge, Rechnungen usw.) sind beigefügt bzw. werden gesondert eingereicht. Falls ja, ist in das Feld 22 eine “1“ einzutragen. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, wird in das Formular auf der nächsten Seite in Feld 22 eine “1“ eingetragen.
2.2 Vorschau und Prüfung der Werte
Im nächsten Schritt wird eine Vorschau der Umsatzsteuer-Voranmeldung angezeigt.
Hier können alle ermittelten Werte eingesehen und noch einmal geprüft werden. Details zu den berücksichtigten Buchungssätzen erhält man, indem man auf eine verlinkte Zeile des Formulars klickt.
Bitte prüfen Sie die ermittelten Werte kritisch und stellen sicher, dass alle Buchungen korrekt durchgeführt worden sind. weclapp wertet nur aus, das ins Journal gebucht und festgeschrieben wurde. Zum Abgleich der Werte können Sie die Summen- und Saldenliste (Berichtswesen > Auswertungen > Buchhaltung) und die Kontenblätter verwenden. Halten Sie im Zweifelsfall Rücksprache mit ihrem Steuerberater, wenn Sie sich unsicher sind, wie bestimmte Geschäftsvorfälle zu buchen sind.
2.3 Validation und Absenden der Daten
Wenn man die Vorschau mit dem “Weiter”-Button verlässt, werden die ermittelten Daten validiert. Der Wizard informiert, ob die Validation erfolgreich war und ermöglicht den Download des Validations-Protokolls. Hier kann noch einmal geprüft werden, welche Daten an Elster übermittelt werden.
Die Elster Schnittstelle befindet sich aktuell noch ein einer Beta-Phase und es werden KEINE Live-Daten an das Finanzamt übermittelt. Sie können die über weclapp ermittelten Werte nach eingehender Prüfung zum manuellen Übertrag in Elster nutzen. Der Wizard kann mit einem Klick auf “speichern & absenden” dennoch abgeschlossen werden. Die Daten werden an eine Testumgebung von Elster gesendet.
Mit dem Betätigen des Buttons “speichern & absenden”, werden die Daten in weclapp gespeichert und an Elster (Finanzamt) versendet. Der Wizard schließt sich und ein neuer Eintrag in der Tabelle “Umsatzsteuer-Voranmeldung Übertragungsprotokolle” wurde angelegt.
2.4 Prüfung des Versand-Status
Nach dem Absenden der UstVA wird der entsprechende Eintrag bei den Übertragungsprotokollen mit dem Status “Übertragung noch nicht abgeschlossen” (gelb) angezeigt.
Über das Pfeil Icon “Status aktualisieren” wird bei Elster der Übertragungsstatus abgefragt und bei einem Status-Wechsel entsprechend die Anzeige aktualisiert.
Im Erfolgsfall erscheint ein grünes Icon für eine erfolgreiche Übertragung der Daten an Elster. In der Beta-Phase werden die Daten nur an eine Testinstanz des Finanzamts gesendet. Dies ist an dem Maulschlüssel erkennbar. Sobald die Schnittstelle live geschaltet wird, ist dies an einem grünen Icon mit Haken erkennbar.
Im Fehlerfall ist ein rotes Icon mit Ausrufezeichen zu sehen. 
War der Versand erfolgreich, kann zusätzlich das Übertragungsprotokoll geöffnet und geprüft werden.
Wenn es bei der Übermittlung zu Fehlern kommt, ist der Status rot und in den Übertragungsprotokollen kann eine Fehlermeldung eingesehen werden.
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Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung über weclapp erstellen, wenn ich Ist-Besteuerer bin?
Nein, weclapp unterstützt derzeit nur Soll-Versteuerung. Das Thema Ist-Versteuerung steht auf unserer Roadmap.
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Kann ich als ausländischer Kunde, der in Deutschland steuerlich registriert ist, die Elster Schnittstelle nutzen?
Nein, derzeit nicht. Aktuell steht die Elster Schnittstelle nur zur Verfügung, wenn in den Steuereinstellungen als Standardland Deutschland hinterlegt ist. Zukünftig ist es angedacht, dass man die Schnittstelle optional aktivieren kann, wenn das Standardland z.B. Österreich oder Schweiz ist. Über die Umsetzung erfahrt ihr wie immer über unseren Changelog.
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Wieso wird eine Transaktion trotz Buchung auf das richtige Erlöskonto gar nicht berücksichtigt oder im falschen Feld angezeigt?
Ausschlaggebend für die Berechnung der Bemessungsgrundlage ist der im Beleg bzw. an der Buchung ausgewählte Steuersatz. Jeder Steuersatz ist mit einer UStVa Kennziffer gemapped und der entsprechende Umsatz wird nur in das Feld im Elster Formular eingetragen, wenn diese Info über den Steuersatz an der Buchung mitgegeben wird.
Insbesondere bei steuerfreien Umsätzen ist es wichtig, dass der korrekte Steuersatz bei der Buchung angeben wird, damit das richtige Feld im Elster Formular angesprochen wird.
Beispiel
Buchung Steuerfreier Umsatz nach §4 Nr. 1a UStG über Stapelbuchung
Im Steuerdropdown muss der richtige Steuersatz “Steuerfrei Drittland (VK)” ausgewählt werden, der mit der Kennziffer 43 gemapped wurde.
Nur wenn die Steuerinformation über den ausgewählten Steuersatz an der Buchung mitgeben wird, wird der Umsatz auch im Elster Formular in das Feld 43 eingetragen.
Beim Klick auf den Link kommt man zu den berücksichtigten Transaktionen:
Da die Steuerinformation durch Auswahl des Steuersatzes (bzw. die damit verbundene UStVA Kennziffer) beim Buchungssatz mitgegeben wurde, wird der Umsatz entsprechend im Feld 43 berücksichtigt.
Was gilt es bei der Erstellung einer UStVA über weclapp zu beachten?
- Alle Umsatzsteuervoranmeldung relevanten Sachverhalte müssen über weclapp gebucht werden.
- Erhaltene bzw. geleistete Anzahlungen müssen manuell über die Stapelbuchung erfasst werden. Details dazu in diesem FAQ.
- Manuelle Umbuchung von Steuerkonten über die Stapelbuchung wird NICHT in der Berechnung der Bemessungsgrundlage berücksichtigt.
Sie sollten den betreffenden Beleg mit dem falschen Steuerkonto stornieren, neu erfassen und damit den korrekten Konten neu buchen. Grundsätzlich ist der ausgewählte Steuersatz an der Rechnungsposition im Beleg entscheidend, da dieser mit der UStVA-Kennziffer gemapped ist. Stellen Sie sicher, dass bei dem Steuersatz in der Steuerkontenzuordnung das richtige Steuerkonto hinterlegt ist. - Einfuhrumsatzsteuer (SKR03/SKR04: 1588/1433): wenn die Einfuhrumsatzsteuer manuell über die Stapelbuchung oder in der Bank gebucht wurde, wird der Wert NICHT in der UStVa berücksichtigt.
Aktuell ist der Workaround über die Erfassung einer EK-Rechnung und Eintragung der Einfuhrumsatzsteuer in das betreffende Feld im Beleg, damit die Einfuhrumsatzsteuer in die entsprechende Kennziffer im Elster Formular eingetragen wird. Dieses Feld in der EK-Rechnung ist mit dem Steuersatz “Einfuhrumsatzsteuer” und der UStVA Kennziffer 62 gemapped.
Welche wichtigen Änderungen gibt es beim Elster Formular 2021?
- Zeilen 73 und 74: neue UStVA Kennziffern 50 und 37
- In diese Felder muss zusätzlich etwas eingetragen werden, wenn eine Forderung/Verbindlichkeit als uneinbringlich ausgebucht wird. Details siehe BMF-Schreiben vom 22.12.2020
- In weclapp können diese beiden Felder im Elster Wizard manuell vor dem Abschicken der UStVA befüllt werden.
Wie kann ich eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen?
Bei der Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung kann es zu Fehlern kommen. Eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung ist bspw. notwendig, wenn:
- ein Vorgang falsch gebucht wurde
- sich ein Zahlendreher eingeschlichen hat
- ein zu hoher/niedriger Umsatzsteuersatz ausgewiesen wurde
- eine Rechnung vergessen wurde zu buchen
- das Finanzamt eine Rechnung aufgrund fehlender Pflichtangaben nicht anerkennt
- …
Die Gründe für eine Korrektur sind vielfältig. Eine offizielle Frist für die Einreichung einer Korrektur gibt es nicht. Es ist jedoch von Seiten des Finanzsamts vorgeschrieben, diese Fehler direkt nach dem Auftreten zu korrigieren.
“Seit dem 1.1.2015 gelten nachgeholte oder berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen nach ausdrücklicher Gesetzeslage (wieder) als wirksame Teilselbstanzeigen, das Vollständigkeitsgebot gilt insoweit nicht. Außerdem stellt die Tatentdeckung keinen Sperrgrund dar, wenn sie auf der Nachholung oder Berichtigung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen beruht.” (Quelle: Haufe – Typische Umsatzsteuer-Fehler und wie man sie beseitigt)
Die Einreichung einer Korrektur über weclapp ist derzeit noch NICHT möglich. Diese Funktionalität ist jedoch geplant und wird zeitnah bereitgestellt.
Sollte eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung notwendig sein, kannst du die Korrektur direkt im Elster Online Portal vornehmen. Dazu füllst du das reguläre Online Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung aus und trägt in das Feld 10 “Berichtigte Anmeldung” den Wert 1 ein. So weiß das Finanzamt, dass bereits eine Voranmeldung für diesen Zeitraum abgegeben wurde und es sich um eine nachträgliche Korrektur handelt. Beim Ausfüllen sollte besonders darauf geachtet werden, dass nun alle Angaben korrekt sind und der richtige Abrechnungszeitraum angegeben wurde.
Halte im Zweifelsfall immer Rücksprache mit deinem Steuerberater, wenn es zu Korrekturen bei der Umsatzsteuervoranmeldung kommt. In der Regel sollte zu einer Korrektur auch ein Begleitschreiben des Steuerberaters an das Finanzamt gesendet werden, in dem erläutert wird, warum die Berichtigung erfolgte.