Die temporäre Mehrwertsteuersenkung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes von 19 auf 16% sowie des ermäßigten von 7 auf 5% ist befristet bis zum 31.12.2020. Ab dem 01.01.2021 gelten wieder die regulären Umsatzsteuersätze von 19% bzw. ermäßigt 7%.
Damit du deine Belege mit weclapp ab dem Stichtag richtig erfassen kannst, haben wir bereits mit unserem Update im Sommer die notwendigen Voraussetzungen geschaffen. Alle getroffenen Maßnahmen kannst du auf unserer Infoseite zur Mehrwertsteuersenkung nachlesen.
Wie wird der Steuersatz in weclapp ermittelt?
Grundsätzlich erfolgt die Ermittlung des Steuersatzes in weclapp anhand des Leistungsdatums. Details dazu findest du in unserem FAQ: Allgemeine Hinweise Mehrwertsteuersenkung zum 01.07.2020.
Mögliche Fehlerquellen bei der Steuersatzermittlung werden in folgendem Beitrag erläutert: Woran kann es liegen, dass ein anderer Steuersatz als erwartet ermittelt wird?
Was sollte ich im Vorfeld tun, damit bei der Umstellung alles glatt läuft?
- Grundeinstellungen > Steuerregeln prüfen: Sind alle Steuerregeln mit 16% bzw. 5% mit einem Enddatum 31.12.2020 versehen und neue Regeln ab 01.01.2021 mit 19% bzw. 7% angelegt? Es sind ggf. manuelle Anpassungen notwendig, sofern individuelle Konfigurationen vorgenommen worden sind und Steuerregeln selbst angelegt wurden. Bitte stellt sicher, dass alle relevanten Steuerregeln mit 16% bzw. 5% im Verkauf und Einkauf korrekt beendet werden.
- Finanzen > Kontenzuordnung durchsehen: Ist die Steuerkontenzuordnung vollständig und sind bei den Steuersätzen für 19% bzw. 7% alle Konten richtig hinterlegt? Sollten individuelle Kontierungsregeln in der Kontenmatrix oder Buchungskonten am Artikel bzw. an der Warengruppe angelegt sein, sind diese ggf. anzupassen. Eventuell sind auch Buchungsvorlagen betroffen.
- Buchhaltung > Export > Datev Einstellungen > BU-Schlüssel kontrollieren: Die BU-Schlüssel bei Datev sind zeitabhängig. Bitte prüft, ob bei allen relevanten Steuerschlüsseln die richtigen BU-Schlüssel für den jeweiligen Zeitraum eintragen sind. Weitere Details hier: Was ist beim Datev Export zu beachten?
- Brutto-Verkaufspreise aktualisieren: Wenn du die Mehrwertsteuersenkung an eure Kunden weitergegeben habt, kannst du die ab dem 01.01.2021 gültigen VK-Preise über die API oder den Import-Wizard updaten oder eine Preiskalkulation über die Artikelübersicht durchführen.
- Shops/Marktplätze vorbereiten: Die notwendigen Vorkehrungen im Shop/Marktplatz sind selbst durchzuführen. Wende dich im Zweifelsfall an den Betreiber deiner Plattform. Wir haben hier ein paar nützliche Artikel für euch gesammelt: Allgemeine Hinweise zu Shops & Marktplätzen.
- weclappPOS: Hier besteht kein Anpassungsbedarf, da die Steuersätze aus weclapp gezogen werden. Sofern in weclapp die Steuern richtig konfiguriert sind, sollte die Umstellung kein Problem darstellen.
Welche Systemeinstellungen werden empfohlen?
- Abw. Umsatz-/Vorsteuer am Kunden/Lieferanten entfernen: Diese Einstellung am Kunden/Lieferanten überschreibt grundsätzlich die Steuerregeln. Es ist daher nicht zu empfehlen, eine abw. Steuer am Kunden/Lieferanten zu hinterlegen, da ansonsten die Logik mit dem Leistungsdatum nicht greifen kann. Eine abw. Steuer am Kunden/Lieferanten macht nur in Ausnahmefällen Sinn und sollte nicht die Regel sein. Siehe auch FAQ: Fehlerquellen bei der Steuersatzermittlung.
- Keine abw. Umsatz-/Vorsteuer in Belegen setzen: Diese Einstellung im Beleg unter Details ignoriert die Steuerregeln und führt genauso wie eine abw. Steuer am Kunden/Lieferanten dazu, dass die konfigurierten Steuerregeln überschrieben werden. Wir empfehlen aus diesem Grund, eine abw. Umsatzsteuer im Beleg nur in seltenen Ausnahmefällen zu hinterlegen, wenn sichergestellt werden soll, dass immer der gesetzte Steuersatz verwendet werden soll. Siehe auch FAQ: Fehlerquellen bei der Steuersatzermittlung.
- Einstellungen Verkauf/Einkauf > Allgemeine Verkaufs-/Einkaufseinstellungen > Nicht konforme Positionssteuersätze „Zulassen & Warnen“ auswählen: Mit dieser Einstellung sind nicht konforme Positionssteuersätze zwar erlaubt, aber die Benutzer bekommen beim Speichern eine Warnung, dass der Steuersatz von den Steuerregeln abweicht und können diesen bei Bedarf manuell korrigieren.
- Option für Verträge/Wdk. Rechnungen „Steuerregeln bei Erzeugung des Belegs immer neu anwenden“ aktivieren: Diese Einstellung sorgt dafür, egal welche Steuer in der Wdk. Rechnung bzw. im Vertrag gesetzt ist, dass in der erzeugten Rechnung die Steuer anhand des Leistungsdatums ermittelt und neu gesetzt wird. Auf diese Weise müssen Wdk. Rechnungen/Verträge nicht manuell abgeändert werden. Manuell gesetzte Steuern an der Wdk. Rechnungs– bzw. Vertragsposition werden mit dieser Einstellung immer überschrieben. Wenn bei Erzeugung der Rechnung eine abweichende Steuer verwendet werden soll, ist diese unter Vertragsdetails als solche zu hinterlegen.
- Verträge/Wdk. Rechnungen > Einstellungen zur automatischen Verarbeitung auf den Verarbeitungsstatus „Neu” setzen: Auf diese Weise können die automatisch generierten Rechnungen noch einmal überprüft und ggf. abgeändert werden. In einer Massenaktion kann der Verarbeitungsstatus geändert werden.
- Einstellungen Verkauf & Einkauf > E-Mail Templates für den automatischen Rechnungsversand für Rechnungen aus Verträgen oder Wiederkehrenden Rechnungen vorübergehend deaktivieren: So werden nicht automatisch Rechnungen per E-Mail an die Kunden verschickt und können vor dem Versand noch einmal überprüft werden.
Gibt es Best Practices?
- Teilleistungen vor/nach 31.12 getrennt abrechnen: Wir empfehlen, soweit möglich, alle bis zum 31.12.2020 erbrachten Teilleistungen (z.B. Lieferungen zu Aufträgen, Buchungsberichte auf Projekte/Tickets), die noch mit 16% bzw. 5% besteuert werden, abzurechnen. Falls dies nicht möglich ist, sollte bei der Sammelabrechnung folgendes beachtet werden:
- Sammelrechnung für Lieferungen vor/nach 31.12: Die Abrechnung sollte am besten über die Lieferungsübersicht erfolgen. Über die Auftragsübersicht wird die Erstellung einer Sammelrechnung nicht empfohlen, falls eine Auftragsposition teilgeliefert wurde und mit verschiedenen Lieferpositionen zu unterschiedlichen Steuersätzen verknüpft ist.
- Sammelrechnung für Buchungsberichte vor/nach 31.12: Wenn ihr die Buchungsberichte über die Übersicht abrechnet, müsst ihr bei der Gruppierung aufpassen, da Buchungsberichte ggf. zu einer Rechnungsposition zusammengefasst werden. Der Steuersatz der Position wird anhand des spätesten Leistungsdatums (Leistungszeitraum bis) ermittelt.
- Verträge/Wdk. Rechnungen für abgrenzbare Teilleistungen: Sofern die Definition für abgrenzbare Teilleistungen vorliegt, muss in der Rechnung eine Abgrenzung nach Leistungszeiträumen erfolgen. Hierzu bitte unbedingt Rücksprache mit dem Steuerberater halten, ob in eurem Fall abgrenzbare Teilleistungen vorliegen. weclapp kann diesen Sachverhalt nicht prüfen und beurteilen. Anstatt den Vertrag bzw. die Wdk. Rechnung anzupassen, sollte manuell in der erzeugten Rechnung die Rechnungsposition aufgesplittet werden.
- Provisionsgutschriften: In der Provisionsgutschrift wird eine Rechnung zu einer Rechnungsposition zusammengefasst und es können daher nicht verschiedene Steuersätze ausgewiesen werden. Falls die Provisionsabrechnung in weclapp genutzt wird, sollte darauf geachtet werden, dass keine Sammelrechnungen mit verschiedenen Steuersätzen (19% und 16%) erstellt werden.
Fazit
weclapp hat bereits alle Vorkehrungen für eine reibungslose Mehrwertsteuerumstellung getroffen und unterstützt euch bei der Ermittlung des richtigen Steuersatzes. Es ist jedoch organisatorisch sicherzustellen, dass die Abrechnung mit den korrekten Steuersätzen erfolgt sowie die Einstellungen in weclapp vom User überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Haltet im Zweifelsfall bitte immer Rücksprache mit dem Steuerberater, wenn ihr euch unsicher seid, wie ein Sachverhalt zu bewerten ist und ob eure Buchhaltungseinstellungen zutreffend sind.
Nützliche Links
IHK: “Mehrwertsteuer: Rückumstellung im Jahr 2021”
Bundesministerium der Finanzen: FAQs zur befristeten Mehrwertsteuersenkung
BMF Schreiben: Ergänzung befristete Senkung der Umsatzsteuer (Stand November 2020)