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Wie erfolgt die Gelangensbestätigung über weclapp?

Für die Gelangensbestätigung in weclapp sind mehrere Schritte erforderlich, die wir dir hier Schritt-für-Schritt zusammengefasst haben.

Was ist die Gelangensbestätigung?

Für Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten muss eine sogenannte Gelangensbestätigung beigefügt werden. Mit der Gelangensbestätigung soll für steuerfreie innergemeinschaftlichen Lieferungen ins EU-Ausland sichergestellt werden, dass die Lieferung tatsächlich angekommen ist.

Für eine vollständige und gültige Gelangensbestätigung sind die unten beschriebenen Schritte vom Unternehmen sicherzustellen. Die Gelangesbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Weitere Details findest du in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung § 17a UStDV.

 

Wie wird eine Gelangensbestätigung in weclapp erzeugt?

Vorbereitung

Schritt 1: System E-Mail Konto einrichten

Es wird empfohlen ein separates E-Mail Konto zu führen, über das du die Gelangensbestätigungen versendest. Das E-Mail-Konto kannst du unter  Globale Einstellungen  > Grundeinstellungen > System-E-Mail-Konten hinterlegen. Durch ein eigenes Postfach für deine Gelangensbestätigungen hast du stets einen Überblick aller bestätigten Lieferungen.

 

Schritt 2: Schriftverkehr Vorlage verfassen

Lege dir eine Schriftverkehr Vorlage unter Globale Einstellungen > CRM > Schriftverkehr Vorlagen  für den E-Mail Versand mit den Daten für die Gelangensbestätigung an. Hinterlege in deinem Text die beiden Variablen:

  •  Positionstabelle mit den versendeten Artikel: ..confirmationOfArrivalTable..
  • Bestätigungslink für die Gelangensbestätigung: ..confirmationLinkHere..
Gelangensbestätigung Vorlage
Schritt 3: E-Mail Template erstellen

Erstelle ein E-Mail Template unter Globale Einstellungen > Verkauf und Einkauf > Email Templates für den automatischen Mailversand der Gelangensbestätigung. Mit der Option „Belegdokument anhängen“ wird der Lieferschein der E-Mail beigefügt.

E-Mail Template Gelangensbestätigung

Schritt 4: Workflow-Aktion aktivieren

Aktiviere die optionale Workflow-Aktion für die Gelangensbestätigung unter Globale Einstellungen > Verkauf und Einkauf > Workflow-Aktionen > Opt. Workflow-Aktionen Lieferung > Gelangensbestätigung erstellen

optionaler Workflow Gelangensbestätigung erstellen

Gelangenbestätigung erstellen und versenden

Lieferung für Gelangenbestätigung vormerken

In der Lieferübersicht können Lieferungen für die Gelangenbestätigung vorgemerkt werden. Damit ändert sich der Status auf  „Ausstehend“. Durch die Vormerkung lässt es sich später leichter für die Gelangensbestätigung filtern.

Für Gelangensbestätigung vormerken

 

Auf der Detailseite der Lieferung (siehe Sidebar) kann ebenfalls der Status eingesehen werden und die Vormerkung aufgehoben werden.

Gelangensbestätigungs-Status Ausstehend

 


hinweis_weclapp_supportportalFür einen besseren Überblick blende dir in der Lieferungsübersichtstabelle über Tabelleneinstellungen (2) die Spalten Gelangensbestätigung und Gelangensbestätigung-Status ein.


Empfänger der Gelangenbestätigung

(1) Die E-Mail der Gelangenbestätigung wird immer an die primäre Lieferungs-E-Mail Adresse, die in den Stammdaten des Kundens hinterlegt ist, versendet, sofern eine vorhanden ist.

primäre Liefermail

(2) Ist keine primäre Lieferungs-E-Mail-Adresse vorhanden, wird die Bestätigung an die allgemeine E-Mail-Adresse aus dem Kunden versendet.

E-Mail allgemein


hinweis_weclapp_supportportalDie hinterlegte E-Mail Adressen, die in den einzelnen Lieferungen hinterlegt sind, werden nicht für die Gelangenbestätigung verwendet, da diese abweichen können und die Lieferungen in einer Gelangenbestätigung zusammengefasst werden. Daher werden die E-Mail Adessen immer aus dem Kundendatensatz herangezogen.


Gelangensbestätigung per E-Mail versenden

Markierte Lieferungen (egal ob vorgemerkt oder nicht) werden für eine Gelangensbestätigung zusammengefasst und anschließend per E-Mail versendet.

Für die Lieferungen wird ein öffentlicher Link (URL) hinterlegt. Durch das Anklicken der URL  aus der E-Mail ruft der Abnehmer die öffentliche Seite auf und kann dort das Gelangen bestätigen.


hinweis_weclapp_supportportalNur der Abnehmer der Lieferungen soll das Gelangen bestätigen! Nachdem alle Lieferungen über den öffentlichen Link bestätigt wurden, antwortet der Abnehmer auf die zuvor gesendete E-Mail z.B. mit „Alle Lieferungen erhalten und bestätigt“.


Nachdem die Lieferungen durch den Abnehmer bestätigt wurden, wird diese auf der öffentlichen Seite ersichtlich. Auf der Übersichtsseite der Lieferungen ist die Bestätigung durch den Status „per E-Mail“ erkennbar. Auch in der Detailansicht der Lieferung sind die relevanten Informationen aufgelistet.

Gelangensbestätigungs-Status Übersichtstabelle

Gelangensbestätigung per Mail

 

Auswertung der Bestätigungen

Im Berichtswesen unter Auswertungen > Gelangensbestätigung kann ebenfalls eine Auflistung aller Lieferungen (im Zeitraum des Erstelldatums der Gelangensbestätigung) ausgegeben werden.

Gelangensbestätigung Auswertung

 


hinweis_weclapp_sp_lang2Bitte beachte, dass die oben genannten Schritte Hilfestellungen sind und der Belegnachweis vom Unternehmen sicherzustellen ist. Zur Vorlage einer vollständigen und gültigen Gelangensbestätigung sind folgende Unterlagen nötig:
(1) die quartalsweise Auflistung der Lieferungen aus der Auswertung
(2) die dazugehörigen Lieferungen mit sämtlichen Waren aufgelistet
(3) die versendeten E-Mails mit den jeweils aufgelisteten Lieferungen (..confirmationOfArrivalTable..) sowie dessen Antwort darauf.


 

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