Was ist die Gelangensbestätigung?
Für Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten muss eine sogenannte Gelangensbestätigung beigefügt werden. Mit der Gelangensbestätigung soll für steuerfreie innergemeinschaftlichen Lieferungen ins EU-Ausland sichergestellt werden, dass die Lieferung tatsächlich angekommen ist.
Für eine vollständige und gültige Gelangensbestätigung sind die unten beschriebenen Schritte vom Unternehmen sicherzustellen. Die Gelangesbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. Weitere Details finden Sie in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung § 17a UStDV.
Wie wird eine Gelangensbestätigung in weclapp erzeugt?
Vorbereitung
Schritt 1: System E-Mail Konto einrichten
Es wird empfohlen ein separates E-Mail Konto zu führen, über das Sie die Gelangensbestätigungen versenden. Das E-Mail Konto können Sie unter Globale Einstellungen > Grundeinstellungen > System-E-Mail-Konten hinterlegen. Durch ein eigenes Postfach für Ihre Gelangensbestätigungen haben Sie stets einen Überblick aller bestätigten Lieferungen.
Schritt 2: Schriftverkehr Vorlage verfassen
Legen Sie sich eine Schriftverkehr Vorlage unter Globale Einstellungen > CRM > Schriftverkehr Vorlagen für den E-Mail Versand mit den Daten für die Gelangensbestätigung an. Hinterlegen Sie in Ihrem Text die beiden Variablen:
- Positionstabelle mit den versendeten Artikel: ..confirmationOfArrivalTable..
- Bestätigungslink für die Gelangensbestätigung: ..confirmationLinkHere..
Schritt 3: E-Mail Template erstellen
Erstellen Sie ein E-Mail Template unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Email Templates für den automatischen Mailversand der Gelangensbestätigung. Mit der Option “Belegdokument anhängen” wird der Lieferschein der E-Mail beigefügt.
Schritt 4: Workflow-Aktion aktivieren
Aktivieren Sie die optionale Workflow-Aktion für die Gelangensbestätigung unter Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Workflow-Aktionen > Opt. Workflow-Aktionen Lieferung > Gelangensbestätigung erstellen
Gelangenbestätigung erstellen und versenden
Lieferung für Gelangenbestätigung vormerken
In der Lieferübersicht können Lieferungen für die Gelangenbestätigung vorgemerkt werden. Damit ändert sich der Status auf “Ausstehend”. Durch die Vormerkung lässt es sich später leichter für die Gelangensbestätigung filtern
Auf der Detailseite der Lieferung (siehe Sidebar) kann ebenfalls der Status eingesehen werden und die Vormerkung aufgehoben werden
Für einen besseren Überblick blenden Sie sich in der Lieferungsübersichtstabelle über 
die Spalten Gelangensbestätigung und Gelangensbestätigung-Status ein.
Empfänger der Gelangenbestätigung
(1) Die E-Mail der Gelangenbestätigung wird immer an die primäre Lieferungs-E-Mail Adresse, die in den Stammdaten des Kundens hinterlegt ist, versendet, sofern eine vorhanden ist.
(2) Ist keine primäre Lieferungs-E-Mail-Adresse vorhanden, wird die Bestätigung an die allgemeine E-Mail Adresse aus dem Kunden versendet.
Die hinterlegte E-Mail Adressen, in den einzelnen Lieferungen hinterlegt sind, werden nicht für die Gelangenbestätigung verwendet, da diese abweichen können und die Lieferungen in einer Gelangenbestätigung zusammengefasst werden. Daher werden die E-Mail Adessen immer aus dem Kundendatensatz herangezogen.
Gelangensbestätigung per E-Mail versenden
Markierte Lieferungen (egal ob vorgemerkt oder nicht) werden für eine Gelangensbestätigung zusammengefasst und anschließend per E-Mail versendet.
Für die Lieferungen wird ein öffentlicher Link (URL) hinterlegt. Durch das Anklicken der URL aus der E-Mail ruft der Abnehmer die öffentliche Seite auf und kann dort das Gelangen bestätigen.
Nur der Abnehmer der Lieferungen soll das Gelangen bestätigen! Nachdem alle Lieferungen über den öffentlichen Link bestätigt wurden, antwortet der Abnehmer auf die zuvor gesendete E-Mail z.B. mit “Alle Lieferungen erhalten und bestätigt”.
Nachdem die Lieferungen durch den Abnehmer bestätigt wurden, wird diese auf der öffentlichen Seite ersichtlich. Auf der Übersichtsseite der Lieferungen ist die Bestätigung durch den Status “per E-Mail” erkennbar. Auch in der Detailansicht der Lieferung sind die relevanten Informationen aufgelistet.
Auswertung der Bestätigungen
Im Berichtswesen unter Auswertungen > Gelangensbestätigung kann ebenfalls eine Auflistung aller Lieferungen (im Zeitraum des Erstelldatums der Gelangensbestätigung) ausgegeben werden.
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Schritte Hilfestellungen sind und der Belegnachweis vom Unternehmen sicherzustellen ist. Zur Vorlage einer vollständigen und gültigen Gelangensbestätigung sind folgende Unterlagen nötig:
(1) Die quartalsweise Auflistung der Lieferungen aus der Auswertung
(2) Die dazugehörigen Lieferungen mit sämtlichen Waren aufgelistet
(3) Die versendeten E-Mails mit den jeweils aufgelisteten Lieferungen (..confirmationOfArrivalTable..) sowie dessen Antwort darauf.
