Gehe zu Globale Einstellungen > Helpdesk > Mail2Ticket, klicke oben links auf +Neu, wähle den Account-Typ (IMAP, Google Mail, Exchange) und trage alle relevanten Emailkonfigurationen ein.
Mit der Mail2Ticket-Funktion hast du die Möglichkeit, deinen Kunden eine Emailadresse zur Verfügung zu stellen, an welche diese ihre Anfragen per Mail an dich stellen. Das weclapp-System generiert daraus automatisch ein Ticket und benachrichtigt den Kunden per Mail über das Ticket, sofern in den Mailtemplates konfiguriert/aktiviert. Dabei erkennt das System auch, wenn auf die Helpdesk-System-Mail geantwortet wird und generiert daraus einen Ticket-Kommentar im entsprechenden Ticket.
Die Mail2Ticket-ID wird im Ticket als Feld angezeigt und auch als Spalte in der Ticketübersicht. Damit können beliebig weitere Informationen zu einem Ticket hinzufügt werden, einfach eine E-Mail mit dieser ID an Mail2Ticket schicken. Sollte sich mehr als ein solcher Identifier in der Mail befinden, wird ein neues Ticket angelegt, weil keine eindeutige Zuordnung gegeben ist.
Achtung: Beim Versand von Anhängen über Tickets werden nur noch die letzten Anhänge des Tickets bis zu einer max. Dateigröße von 20MB unterstützt. Insgesamt werden nur die letzten 20 Kommentare dabei berücksichtigt.
Wähle nun, ob und in welcher Kategorie (optional) das Ticket erstellt werden soll und mit welcher Priorität.
Bei der Initialeinrichtung werden die E-Mails der letzten 30 Tage abgerufen. Solltest du mit Einrichtung deines Mail2Tickets Kontos bereits E-Mail Templates aktiv haben, werden die E-Mails direkt mit der Einrichtung versendet.
Wir empfehlen die E-Mail Templates erst nach Einrichtung des Mail2Ticket-Accounts zu aktivieren.
Achtung: Bevor ein Mail2Ticket Konto gelöscht oder erneuert werden soll müssen zwingenderweise die E-Mail Templates deaktiviert werden. Ansonsten besteht die Gefahr das die E-Mail Templates erneut ausgelöst werden, da die Mail2Ticket Konten immer gesynct werden und sich hier in den meisten Fällen die E-Mails noch in der Inbox befinden. Somit kann es dann vorkommen das alte Tickets erneut an den Kunden versendet werden. Generell empfehlen wir Mail2Ticket Konten nicht zu löschen.