Ob eine Rechnung stornierbar ist, hängt vom Verarbeitungsgrad der Rechnung ab.
Stornorechnung erzeugen
Fall 1: Status „Neu“ / „Erfassung beendet“
Im Status „Neu“ oder „Erfassung beendet“ lassen sich Rechnungen nicht stornieren, da noch keine Rechnungsdokumente erzeugt wurden. Befindet sich eine Rechnung noch im PRES-Status, kann diese allerdings über die Rechnungsübersicht gelöscht werden.
Fall 2: Status „Rechnungsbeleg erstellt“
Sobald ein Rechnungsdokument erstellt wurde, lässt sich der Datensatz nicht mehr löschen, dieser kann aber storniert werden. Über „Rechnung überarbeiten“ lässt sich die Rechnung zwar erneut öffnen, eine Löschung ist allerdings trotzdem nicht mehr möglich. Wenn man eine Rechnung überarbeitet, ist ein erneuter Druck des Belegs notwendig, um die Rechnung abzuschließen.
Bei Stornierung einer Rechnung wird der Stornobeleg direkt mit erzeugt.
Fall 3: Status „Abgeschlossen“
Wenn ein Offener Posten erzeugt und die Rechnung abgeschlossen wurde, kann diese nach wie vor storniert werden. Die Workflow-Aktion „Rechnung stornieren“ steht hier nur zur Verfügung, solange die Rechnung den Zahlstatus „offen“ hat. Ist die Rechnung bezahlt, ist der Weg über die Gutschrift zu wählen.
Verknüpfung zu Aufträgen
Wenn man einen Auftrag storniert, werden nur die verknüpften Rechnungen ab dem Status „Rechnungsbeleg erstellt“ mit storniert. Vorläufige Rechnungen im PRES-Status können vom User separat gelöscht werden.
Identisch dazu verhält es sich bei manuell geschlossenen Aufträgen und bei der Verkaufseinstellung „Auftrag manuell schließen storniert eine noch nicht abgeschlossene Rechnung“. Auch hier werden nur Rechnungen ab dem Status „Rechnungsbeleg erstellt“ storniert
Stornierung von Einkaufsrechnungen
Rechnungen und Gutschriften im Einkaufsbereich können nur storniert werden, wenn es eine dazugehörige festgeschriebene Buchung im Journal gibt.
Sofern kein Buchungsentwurf im Journal existiert, können die Datensätze gelöscht werden. Mit dem Schritt der Stornierung öffnet sich nun ein Modal Panel, in welchem du das Stornobelegdatum anpassen kannst.
Bestätige mit „Ja“ und zeitgleich wird der Stornobeleg erstellt und der Beleg automatisch in Journal gebucht.
Best Practice: Erhöhter Automatisierungsgrad für Stornobelege
Aktiviere ein E-Mail Template, um den Stornobeleg automatisch an den Kunden zu versenden (siehe Globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > E-Mail Templates). Weitere Information dazu findest du hier.